Um dos maiores desafios diante do empreendedorismo na Startup é, sem dúvida, realizar atividades em um menor curso de tempo. Há centenas de tarefas que devem ser executadas em um prazo muito curto, sem contar com a pouca mão de obra disponível.
Além de tudo isso, gestores e administradores de Startup ainda possuem orçamentos estritamente limitados e várias distrações cotidianas, tendo que aproveitar ao máximo as 24h de cada dia. Esses líderes têm que fazer milagres, tornando a produtividade uma necessidade absoluta e essencial.
É fato que qualquer startup possui o mesmo horário diariamente. Não há o que questionar quanto a isso. No entanto, o que diferencia uma da outra é, justamente, o quão bem ela gerencia o seu tempo e se organiza, isto é, com a máxima eficácia!
Desse modo, como fazer o trabalho render? Como aumentar a produtividade de uma Startup? Quais medidas devem ser adotadas? Como fazer com que a equipe seja mais produtiva?
No artigo de hoje, preparamos dicas sobre produtividade, de forma a fazer um bom uso do seu tempo, alcançando sucesso em todos os níveis!
Estas técnicas de produtividade, quando implementadas nas atividades diárias de sua startup, podem melhorar drasticamente sua produtividade. Confira como você pode aumentá-la, fazendo com que os resultados cresçam.
16 técnicas para aumentar a produtividade na Startup
As startups são focadas em crescimento. E esse enfoque, geralmente, inclui uma enorme lista de tarefas, muito pouco tempo e recursos limitados para terminá-las.
1 – Crie processos antes de qualquer coisa
Os processos ajudam a sistematizar o que precisa ser feito e, por isso, são indispensáveis. Eles tornam as tarefas realizáveis, uma vez que já são pré-definidas.
Diariamente, a equipe possui uma lista de atividades a serem executadas. O ideal é que você a faça antes do início de qualquer projeto. Dessa forma, será como se já tivesse, em suas mãos, um mapa a seguir, diminuindo os riscos de se perder no meio do caminho.
As listas dão direção para qual rumo seguir, tornam o dia mais leve e com grande chance de todas as atividades serem cumpridas.
2 – Delegue funções corretamente
As pessoas altamente bem-sucedidas nas Startup não fazem todas as tarefas por conta própria: em vez disso, dominam a arte da delegação. Com os avanços na tecnologia, o trabalho remoto fica muito mais prático, rápido, e é possível, facilmente, delegar ou terceirizar as suas tarefas mais complexas e demoradas.
Essa medida permite que você se concentre no que é essencial para o crescimento da sua Startup, tudo que é preciso é delegar essas funções de maneira correta e viável, a fim de que gere bons resultados e customize o tempo.
3 – Não misture atividades técnicas e operacionais
É fundamental que as atividades técnicas estejam separadas das operacionais. Quando o assunto é produzir mais e melhor, essa divisão é bem relevante.
Procure delimitar o tempo para a realização do que depende do operacional daquele que é apenas técnico. Desse modo, você terá uma visão da quantidade de tempo que as duas atividades exigem e, assim, poderá fazer melhorias e ajustes bem definidos.
4 – Prazos são importantíssimos, mas devem existir a partir de planejamento de produção
O planejamento de produção deverá vir antes dos prazos. Não adianta colocar esforços em cumprir o período estabelecido se um bom plano não for feito para gerar resultados eficazes.
Somente após definir estrategicamente esse planejamento de produção é que você vai poder determinar o cumprimento dos prazos e as suas atividades atreladas.
Um ambiente de trabalho infundido no prazo tende a ser mais disciplinado, aspecto fundamental para alcançar uma melhor produtividade e o sucesso nos resultados.
Portanto, estabeleça prazos rígidos para as suas tarefas e verifique se eles são realistas e estão sendo atendidos. Você pode usar ferramentas, como Trello, para acompanhar seus projetos.
5 – Aposte no Canvas para negócios
Essa é uma ferramenta ideal e muito eficiente para Startup, pois permite gerenciar estrategicamente o modelo de negócio, já que ele passa por validação e muda rapidamente.
Dentre as suas particularidades, destacam-se:
- Mapa simples e visual
- Aborda aspectos principais que o gestor de Startup precisa considerar ao trazê-la para a realidade que o mercado vive atualmente
- Deve conter um resumo dos pontos chaves de um bom planejamento
- Ele não substitui o Plano de Negócios
- Oferece agilidade no processo e flexibilidade suficiente para suportar constantes alterações
- Como criar o Canvas?
O modelo do seu negócio para Startup deve possuir 9 campos, fazendo parte de 4 pilares que o sustentam:
– Infraestrutura – refere-se à avaliação dos recursos disponíveis para se chegar ao valor do produto para o cliente
– Oferta – refere-se ao produto ou serviço ofertado ao consumidor e sua proposta de valor
– Cliente – refere-se ao público definido, canais de atendimento, relacionamento durante e após a venda
– Finanças – refere-se a custos gerais e fontes de receitas da Startup
6 – O que é essencial e o que é dispensável?
“A maioria de nós gasta muito tempo no que é urgente e não tem tempo suficiente para o que é importante” – Stephen R. Covey
O autor dessa frase e do best-seller famoso “7 segredos das pessoas altamente eficazes” defende que é na priorização das tarefas que há diferenciação quanto aos negócios altamente bem sucedidos, o que inclui, também, as Startups.
Aprender a priorizar o que se torna crucial para que a Startup seja exitosa e gere resultados cada vez melhores. Para isso, anote o que é importante para o seu progresso e o de sua equipe, e, também, analise e faça anotações quanto ao seu crescimento. Será que você está atingindo o alvo?
Crie urgência para o trabalho essencial e o priorize as tarefas que são urgentes, pois elas acabam por não contribuir para os seus objetivos de longo prazo.
7 – Faça menos coisas, com melhor foco
“Escolha uma coisa e a faça melhor do que qualquer outra pessoa poderia fazer.”
– Jason Goldberg CEO da Fab.com
A finalidade dos empreendimentos de uma startup é um fator de singularidade essencial que a diferencia de seus concorrentes.
Concentrar-se nessa força do núcleo e exercê-la ao máximo de sua habilidade é mais eficaz do que empregar demasiadas coisas com efeitos secundários indesejáveis.
Não tente executar multitarefas, em vez disso, concentre-se em uma coisa de cada vez e a faça da melhor forma possível. Alocar pequenas quantidades de tempo para tarefas específicas e ver que você está se concentrando nelas em vez de multitarefas (o que pode ser contraproducente) vai contribuir para ser mais produtivo.
8 – Bloqueie todos os tipos de distrações
Todos nós queremos mais tempo para fazer as coisas que amamos, mas o que estamos realmente buscando é estar mais focado em tarefas essenciais.
Nem sempre é fácil controlar a mente e desenvolver a atenção, e até mesmo a menor das distrações durante seu pico de produtividade pode levar a resultados indesejáveis.
Tente bloquear todos os tipos de distrações que você ou a sua equipe podem estar enfrentando em seu ambiente para tirar o máximo proveito de todos. Você não precisa gerenciar melhor o seu tempo; Você precisa gerenciar melhor as suas distrações.
Elimine-as de seu local de trabalho e encontrará mais tempo e energia para fazer o que sabe de melhor.
9 – Elimine e-mail, simplifique as comunicações da equipe
Qual é a primeira coisa que a maioria das pessoas faz quando acorda? Se você respondeu verificar o e-mail, então, acertou!
O barulho constante de notificações de e-mail para informações aparentemente inofensivas é a causa de inúmeras distrações e menos produtividade em pequenas empresas e startups.
Essa ferramenta já se mostra antiquada para comunicações internas da equipe, e você deve fazer uso de outras que tornam todo o processo de comunicação interno melhor e mais produtivo.
Experimente ferramentas como Slack ou Asana, por exemplo, e tente aproveitar dos seus benefícios para impulsionar o trabalho colaborativo, melhorar as comunicações e aumentar a produtividade entre os membros da sua equipe na Startup.
10 – Limite o número de reuniões
Para uma Startup, as reuniões internas com a equipe e externas com seus clientes são indispensáveis. Você deve ser o mais produtivo possível quando se trata de cada uma de suas reuniões.
Com o advento da tecnologia, reuniões online e ferramentas de produtividade, muitos gestores e administradores de Startups estão fazendo encontros internas online enquanto estão longe em reuniões presenciais com clientes.
Dessa forma, você pode ter certeza que as reuniões não estão fazendo você perder tempo. Há muitos empreendedores na startup que limitam estritamente o número de horas para reuniões.
Além disso, eles se apegam a essa iniciativa fazendo com que o tempo dedicado seja para discutir estritamente o que foi acordado na agenda e nada mais.
11 – Concentre-se em metas realistas
Enquanto nada deve impedi-lo de sonhar grande na Startup, ter uma forte posição sobre as realidades do momento atual é essencial.
Essa atitude o manterá distante de expectativas irrealistas seguido de decepções amargas lá na frente. Objetivos realistas lhe salvarão do desânimo causado por ilusões sobre como os resultados devem ser.
É por isso que ser honesto consigo ainda é a maneira mais rentável de não cair em ilusões. Embora uma visão fantasiosa do negócio é uma boa maneira de permanecer otimista, ela não deve resultar na perda sua posição sobre os objetivos realistas, que são essenciais para a sustentabilidade da sua startup.
Divida seus objetivos de longo prazo em períodos mais curtos e alcançáveis. Concentre-se no aqui e agora.
12 – Diga NÃO a muitas coisas
“As pessoas pensam que o foco significa dizer sim à coisa que você tem que focar. Mas isso não é verdadeiro. Significa dizer não às centenas de outras boas ideias que existem. A inovação está dizendo não a 1.000 coisas”
– Steve Jobs
De vez em quando, você será compelido a dizer sim a tudo que vê diante de seus olhos, mas essa não é a maneira mais esperta de conseguir uma melhor produtividade. Essas coisas se tornarão “bandidos do tempo”, roubando seu precioso recurso sob seus olhos.
“Menos é o novo mais”. Então, aprenda a dizer não a um monte de coisas que você não acredita que irão servir para contribuir com o seu desempenho ou fazer o seu negócio de startup melhor e em constante crescimento.
13 – Faça uso da técnica Pomodoro
Francesco Cirillo, o criador da técnica Pomodoro, tem ajudado as pessoas a deixarem de lado o desejo da multitarefa e a ter mais foco.
A técnica Pomodoro incentiva o trabalho em curtos períodos intensos de 20-25 minutos, sem qualquer distração, intercalados com pausas.
Ao aplicar a técnica, você terá a garantia de trabalhar sem distrações e se dedicar ao foco com vigor na sessão de 20-25 minutos. Faça uma pausa de 5-10 minutos após cada período para se certificar de que está relaxado e, em seguida, volte a focar para a sua próxima sessão.
14 – Acompanhe e analise os seus esforços
Se você está apenas deixando passar o tempo e não acompanhando as principais estatísticas e análises, está perdendo oportunidades para melhorar e crescer.
Acompanhe e analise todos os seus esforços que direcionam para a construção da sua startup através do uso da tecnologia. Isso garantirá que você esteja plenamente consciente do que está ou não funcionando, e o levará a insights que não teria de outra forma.
15 – Faça um melhor uso das horas mais produtivas
Se você tiver tempo para entender o que funciona melhor para si mesmo, saberá quais são as horas mais produtivas. Empreendedores de Startup trabalham diferentes formas: o que funciona para um não necessariamente serve para outros.
Enquanto algumas pessoas iniciam o seu trabalho nas primeiras horas da manhã, outros são corujas noturnas. Descubra o que funciona melhor para você, siga essa rotina e aproveite ao máximo suas horas altamente produtivas.
16 – Nunca negligencie sua saúde e bem-estar
Quando você está doente ou extremamente cansado, não consegue completar muito bem o seu trabalho. Da mesma forma, sua condição física simplesmente não vai deixar você cumprir com o que deve com excelência.
Evite o “burnout”, reservando um tempo longe do trabalho para si mesmo e fazendo o que te faz mais feliz. As pessoas, muitas vezes, fazem sacrifícios e compromissos apesar do seu bem-estar pessoal, o que não é saudável.
Manter-se em boa forma faz com que a sua mente e alma fique em sintonia com a sua vida pessoal e profissional.
O que você concluiu depois de ler essas dicas de produtividade para empreendedores na startup? Compartilhe sua opinião pelos comentários e até a próxima.
