Para quem tem um negócio ou pensa em abri-lo, adotar um fluxo de caixa efetivo é muito importante para garantir a sustentabilidade do empreendimento. Este é o primeiro passo para a organização das finanças de uma empresa e ajudará o financeiro a atuar de modo mais estratégico, auxiliando os gestores e empreendedores em seus processos de tomada de decisão.
Veja, a seguir, quais são os principais benefícios e como fazer um fluxo de caixa efetivo no seu negócio. Confira!
Principais benefícios do fluxo de caixa efetivo
Em linhas gerais, o fluxo de caixa corresponde aos recursos financeiros que entram e saem da organização. Mediante este controle, é possível conhecer a saúde financeira de um negócio, identificar onde é preciso apertar um pouco os cintos e quando é viável investir em algo que trará maior lucratividade para a empresa.
O fluxo de caixa efetivo permite, ainda, que o empreendedor acompanhe as movimentações financeiras de seu negócio, identificando todas as entradas e saídas de capital, assim como o saldo final que ficará no caixa. Entre os benefícios que a prática do fluxo de caixa pode trazer, destacam-se:
Previsão de investimentos
Com base na análise do fluxo de caixa, é possível fazer a projeção, realizada com base na estimativa de entrada e saída de recursos que impactarão no caixa da empresa. Há diversos modos de se fazer essa previsão, mas, de modo geral, consiste na análise de dados passados e projeções de cenários futuros. Com isso, o empreendedor ficará muito mais seguro sobre como projetar investimentos em seu negócio.
Redução de prejuízos e furos no orçamento
Não é incomum ocorrer de novos empreendedores comandarem suas empresas achando que estão obtendo alta lucratividade quando, na verdade, estão operando no vermelho. Um fluxo de caixa efetivo ajuda a evitar esse problema, auxiliando na identificação dos custos que podem estar causando prejuízos ou comprometendo o seu orçamento.
Melhor distribuição dos investimentos
Ao conseguir visualizar como está sendo investido o seu dinheiro, fica mais fácil de criar estratégias para melhorar a distribuição de seus recursos. Por exemplo, você pode verificar que materiais de expediente estão entre as contas mais altas de seu escritório: se esse é um custo que não ajuda em seus resultados, poderá redistribuí-lo para realizar ações que, de fato, agreguem valor em sua operação.
Aprimoramento do setor financeiro
Um fluxo de caixa efetivo é a ferramenta gerencial fundamental para profissionalizar e aprimorar o desempenho de seu setor financeiro. A partir de sua implementação e geração de relatórios, o setor financeiro passará a atuar de modo mais estratégico, ajudando a qualificar as decisões dos gestores e empreendedores, que não atuarão apenas a partir de seu feeling, mas de dados concretos e precisos quanto à gestão financeira de seu negócio.
Como fazer um fluxo de caixa efetivo
Uma forma objetiva de iniciar seu fluxo de caixa é dividir os pagamentos com despesas, por exemplo, em três categorias: administrativas (papelaria, correio, telefone, internet e salários), comerciais (marketing e comissão de vendedores) e financeiras (juros, multas e IOF).
Além desses segmentos, outro ponto é bem importante, o denominado de outras saídas, com as quais se juntam amortizações de empréstimos, pagamento de tributos e investimentos.
Veja, a seguir, outras dicas fundamentais para fazer um fluxo de caixa efetivo na sua empresa.
Passo #1 Identifique o saldo inicial da empresa
É importante começar esse processo logo quando se iniciam as operações de uma empresa. O primeiro passo para isso é ter uma visão de quanto a organização possui em caixa e somar este valor ao que está disponível na conta bancária empresarial. Unindo os dois montantes, você terá uma ideia do que há em caixa e de qual é o seu capital para investir no negócio.
Passo #2 Categorize suas despesas e receitas e separe contas a pagar das contas a receber
Vamos supor que o seu negócio seja uma loja de roupas. Quando você recebe a mercadoria, para ter um controle de tudo o que chegou, precisa catalogar as roupas, seja por peça, marca, tamanho ou cor.
Com o fluxo de caixa efetivo do seu negócio, não é diferente. Para realizar um controle eficaz, é importante que transações e receitas sejam classificadas por categorias.
Para uma boa gestão financeira do seu negócio, você precisa saber o que entra, quanto sai e com o que mais gasta, separando e categorizando suas contas a pagar e a receber. Esses elementos são imprescindíveis, tanto para uma tomada de decisão relacionada ao corte de determinada despesa, como, também, para orientar um investimento.
Passo #3 Aprenda a registrar todas as movimentações de entrada e de saída de dinheiro de seu caixa
Uma boa projeção de caixa é feita a partir de uma análise de 12 meses. Assim, você consegue avaliar mensalmente e fazer um bom planejamento empresarial para o próximo ano, com base no fluxo de entradas ocorridas durante o período que passou.
Mas, para um bom controle, é preciso tomar nota e saber quanto de dinheiro efetivamente entrou, ou seja, quantos foram os pagamentos à vista, quantos a prazo e projetar esses valores para o mês em que efetivamente entrarão na contabilidade da empresa.
Assim como entra no seu caixa, também existe um montante que sai. Se você possui, por exemplo, uma pequena confecção, haverá gastos com fornecedores, funcionários, aluguel, água, luz, telefone e, também, manutenção e aquisição de novos equipamentos.
Tudo isso deve ser contabilizado no fluxo de caixa efetivo, inclusive para você ter um controle do quanto está gastando a cada mês. Desta forma, é possível avaliar o custo com manutenção, por exemplo, e se está na hora de investir em determinado maquinário, que esteja gerando muito gasto e precise ser renovado.
Passo #4 Utilize ferramentas para organizar o fluxo de caixa
Alguns empresários ainda fazem o controle de fluxo de caixa em um caderno, ou utilizando diversas planilhas e documentos não consolidados.
Hoje, há diversas ferramentas que ajudam a organizar um fluxo de caixa efetivo. O Sebrae disponibiliza um conjunto de planilhas de Excel, e há aplicativos como o Splash Fluxo de Caixa. Encontre a ferramenta com melhor custo x benefício e utilize esse auxílio para manter a precisão e a automação de etapas de seu fluxo.
Passo #5 Guarde todas as notas fiscais recebidas
Para um controle de fluxo de caixa efetivo, é muito importante guardar as notas fiscais, que demonstrem qual o valor pago para cada despesa. Essa prática é válida sobretudo se sua empresa tiver o auxílio de um contador, e também ajudará a fazer com que nenhum custo deixe de entrar em seu fluxo.
Passo #6 Inclua as entradas e saídas programadas e recorrentes
No fluxo de caixa efetivo é importante já prever, quando possível, despesas ou receitas que você sabe que, ao longo do ano, serão recorrentes.
Por exemplo, se o local em que a empresa está instalada é alugado, durante o ano, esse valor permanecerá estável, conforme seu contrato de locação, então já pode constar em sua previsão. Além do aluguel, gastos com internet ou impostos, que já tenham um valor definido, devem ser incluídos.
Desta forma, você consegue visualizar o saldo total tanto do que já é certo que entrará e do que sairá do seu caixa.
Passo #7 Controle seu estoque de produtos
Seu estoque representa capital investido, por isso seu controle está atrelado ao fluxo de caixa efetivo. Se seu estoque não for bem gerenciado e itens saírem sem que sejam contabilizados em seu fluxo, os resultados e benefícios dessa prática estarão comprometidos.
Passo #8 Acompanhe diariamente o fluxo de caixa
Muitos empreendedores e gestores acabam não fazendo o fluxo de caixa com regularidade, o que dificulta o seu acompanhamento e pode gerar margem para imprecisões. O ideal para um fluxo de caixa efetivo é que seja feito um acompanhamento diário desse controle. Assim, erros de lançamentos ou mesmo desvios são mais agilmente identificados e problemas maiores podem ser evitados.
Passo #9 Siga rigorosamente um período de análise do fluxo de caixa
Para que os dados gerem informação que possa se transformar em inteligência estratégica para o negócio, é preciso seguir rigorosamente um período de análise do fluxo de caixa. Esse período pode ser, por exemplo, diário, semanal ou quinzenal. Nessa análise, é possível fazer comparativos, estimativas e previsões que ajudam no processo de tomada de decisões.
Passo #10 Confira os resultados financeiros também no final do mês
Além do acompanhamento diário e das análises periódicas, é importante, também, consolidar os resultados financeiros no final do mês. Isso ajudará a formar um histórico com uma curva de caixa que permitirá que o financeiro consiga prever com mais assertividade como será o movimento mês a mês, facilitando o planejamento anual da empresa. Com isso, o fluxo de caixa atuará como uma bússola financeira que indicará as melhores datas para fazer e receber pagamentos.
Complicações financeiras estão entre os principais fatores que levam ao fechamento de empresas no Brasil. Profissionalizar a gestão financeira, fazer planejamento e um fluxo de caixa efetivo é fundamental para o sucesso de qualquer negócio.
Sua empresa já possui um fluxo de caixa efetivo? Você tem alguma dúvida sobre o assunto? Deixe sua mensagem nos comentários!
