Realizar reuniões faz parte do cotidiano de todos os tipos de empresa.
Afinal, é o momento em que os diretores e gestores conseguem reunir a equipe para alinhar estratégias, criar projetos e outras finalidades.
Mas na contramão dessa necessidade, eis que surge um problema que também tem feito parte do cotidiano das empresas: as reuniões improdutivas.
Há quem diga que metade do tempo em reuniões é gasto de forma improdutiva. E quando elas acontecem, tudo para: o cliente fica sem atendimento, o fornecedor precisa esperar, a pesquisa fica para depois, os trabalhos do dia se acumulam.
Portanto, se a sua empresa sofre deste mal, vamos falar sobre esse assunto no post de hoje. Você vai descobrir os motivos que explicam esse fato, como acabar com reuniões improdutivas e exemplos de grandes empresas que otimizaram seus encontros.
Quais motivos podem explicar as reuniões improdutivas?
Reuniões improdutivas ocorrem por vários motivos. Eis alguns:
Fuga de responsabilidade
Sim, esse é um motivo sério. Muitos diretores e gestores utilizam-se de reuniões para fugir da responsabilidade de tomarem decisões – que é, realmente, uma tarefa arriscada. Então, eles acabam criando grupos, equipes multidisciplinares, comitês de tal coisa, etc.
Demonstração de poder
Infelizmente, existem casos de lideranças que convocam reuniões para demonstrarem poder ou para mostrarem que estão trabalhando.
Nesse sentido, reuniões improdutivas brotam aos montes na empresa, pois muitas vezes elas servem apenas como fachada para se discutir um problema cuja solução já está decidida.
Investigação de culpados
Quando a empresa não tem um sistema de feedback eficiente, ela acaba convocando reuniões para se descobrir culpados e apontar falhas de parte da equipe (ou até mesmo de um único colaborador).
Convocação de pessoas erradas
A produtividade de uma reunião está diretamente ligada ao fato de serem convocadas apenas as pessoas certas. Não faz sentido colocar dezenas de pessoas para se debater um tema que somente menos da metade está diretamente envolvida e conhece o assunto.
Aliás, reuniões com muitas pessoas também costumam ser bem improdutivas.
Reuniões com muitos assuntos
Já falamos aqui no blog sobre como a falta de um tema central tornam as reuniões improdutivas. Aliás, se é uma única reunião, nada melhor do que se discutir um único tema, não é mesmo?
Desse modo, o tempo gasto diminui e a produtividade de todos aumenta. Também é importante que todos os participantes tenham um roteiro prévio dessa reunião, para que ela não saia do foco de maneira nenhuma.
Falta de delegação de tarefas
Grande parte das reuniões costumam deixar um “dever de casa” para os colaboradores (ou parte deles). Mas se o líder da reunião não deixa bem claro qual é a tarefa a ser executada e o prazo de entrega, aumentam as chances de a reunião ter sido improdutiva.
Quais são as soluções para lidar com reuniões improdutivas?
A seguir, separamos algumas dicas para te ajudar a eliminar de vez as reuniões improdutivas em sua empresa:
Reserve um local tranquilo com horário
Uma reunião produtiva precisa ser feita em um local tranquilo para que se diminua a perda de foco e as interrupções.
Outra boa dica é você reservar o local pelo tempo aproximado da reunião. Por exemplo: se ela terá 25 minutos de duração, reserve por, no máximo, 30 minutos. Isso vai te ajudar a ser mais objetivo para liderar. E, de preferência, marque a reunião para o período da manhã, pois geralmente todos estão com a mente mais descansada.
Tenha um único objetivo e avise aos participantes
Nada de marcar reuniões para tratar de vários assuntos diferentes ao mesmo tempo. Essa é uma característica forte de reuniões improdutivas.
Tenha um único assunto para que o tempo estimado da reunião seja cumprido e não deixe de entregar um roteiro a cada participante, para que eles estejam cientes e preparados.
Escolha os participantes da reunião
Esqueça aquelas mesas compridas de reunião com dezenas e dezenas de funcionários. Isso é um prato cheio para reuniões improdutivas e bem cansativas. Deixe esses grandes encontros para as festividades de final de ano.
Portanto, escolha os participantes de acordo com o tema da reunião. O ideal é que não ultrapasse seis pessoas, para que todos tenham as chances de expor suas opiniões – de forma bem objetiva, é claro.
Cuidado com o tom da conversa
Ainda que toda empresa esteja passando por momentos de estresse, não se esqueça de que reunião não é local para se dar feedback individual. Aliás, só dê feedback negativo ou positivo quando você estiver com as emoções controladas.
Nesse sentido, tenha cuidado com o tom da conversa durante a reunião. Ironias, sarcasmos e sermões bloqueiam a comunicação entre as pessoas e não faz bem para a relação profissional entre você e sua equipe, o que pode gerar consequências sérias.
Saiba como terminar uma reunião
Reuniões improdutivas são aquelas onde se tem um começo, mas não tem um fim. Ou seja, não há uma conclusão bem-feita e os participantes podem sair cheios de dúvidas.
Portanto, conclua as suas reuniões fazendo uma rápida retrospectiva sobre o objetivo, os pontos levantados e as decisões tomadas. Se for preciso, delegue tarefas e responsabilidades aos colaboradores e estipule prazos de conclusão.
Quando a reunião acabar, separe alguns minutos para documentar o que foi decidido e disponibilize esse documento para os demais participantes.
Quais ferramentas ajudam na produtividade das reuniões?
Dropbox
Esta é uma ferramenta que armazena dados na nuvem e pode te ajudar no acesso de dados de forma instantânea na hora das reuniões. A plataforma pode ser acessada também em dispositivos móveis, incluindo a possibilidade de fazer as devidas alterações.
Meetin.gs
Esta é uma plataforma que possibilita que as reuniões e informações fiquem salvas na nuvem, podendo ser acessadas de qualquer dispositivo.
A ferramenta também permite a organização de todas as reuniões presenciais ou on-line, além de gerenciar agenda, informações e e-mails, podendo ser integrados a diversas outras ferramentas.
Less Meeting
Esta ferramenta incentiva a produtividade nas reuniões, pois ela visualiza e acompanha o horário e o tempo de duração da discussão de cada tópico. Mas como?
Antes da reunião, define-se um tempo para cada item que está no roteiro. Dessa forma, a plataforma vai monitorando o tempo gasto e mostra aos participantes se a reunião está cumprindo os horários estabelecidos ou não. Também é possível registrar comentários nos tópicos da reunião para que sejam visualizados posteriormente.
Minute
Este é um organizador de reuniões bem simples. Nele, você pode criar listas de discussões, utilizar um temporizador para cada tópico e anexar os documentos necessários para a reunião.
Todoist
Também disponível em português, esta ferramenta organiza as informações de forma dinâmica, e, ainda, classifica os tópicos de acordo com a prioridade e os prazos de execução. É possível ter acesso gratuito para testes e depois o usuário passa a assinar a ferramenta.
Team Meeting Checklist
A ferramenta estabelece as 25 condições especiais para se ter uma boa reunião e esquecer de vez reuniões improdutivas. São detalhes que vão desde o local, os objetivos a serem alcançados até a preparação dos dados.
Nesse sentido, também é possível compartilhar todas as informações da reunião e disponibilizar para todos os participantes, para que eles também se preparem.
Como grandes empresas realizam suas reuniões?
Para te inspirar a eliminar de vez as reuniões improdutivas em sua empresa, separamos alguns exemplos de como grandes corporações tomam suas decisões e fazem suas reuniões.
Todas essas descrições foram publicadas em 2015 no portal de notícias Exame.
Larry Page, cofundador do Google, costuma designar um tomador de decisão para cada reunião. Além disso, a empresa procura minimizar a quantidade de reuniões, pois seus líderes acreditam que nenhuma decisão deve necessariamente esperar por uma reunião – apenas em casos em que o encontro seja imprescindível antes de uma decisão.
Amazon
Para o fundador e CEO da Amazon, Jeff Bezos, as pessoas não devem chegar a um consenso somente para se sentirem confortáveis e evitarem algum confronto.
Para ele, os líderes devem ser obrigados a, respeitosamente, tomar decisões desafiadoras quando discordam, mesmo quando isso é cansativo e desconfortável. E uma vez tomada a decisão durante a reunião, todos devem se comprometer totalmente a segui-la.
Yahoo!
Para Marissa Mayer, ex-CEO da Yahoo!, sempre que alguma estratégia ou ideia precisava ser analisada, ela o fazia por meio de perguntas, que precisavam ser respondidas em detalhes. Ideias mal formuladas eram vetadas imediatamente.
Alguns exemplos de perguntas:
- Como isso vai funcionar?
- Como esse projeto foi pesquisado?
- Qual foi a metodologia de pesquisa usada?
Tesla
Elon Musk, o CEO da Tesla, é conhecido por ter padrões altos – como o de demitir colaboradores que perdem um prazo, por exemplo.
De acordo com a publicação na Exame, um empregado anônimo de Musk disse de forma anônima:
“Quando nos encontramos com Elon, estávamos bem preparados. Se ele faz uma pergunta de follow-up e você não sabe a resposta, bem, muito boa sorte”.
Chefe operacional do Facebook desde 2008, Sheryl Sandberg leva um caderno de espiral para todas as reuniões. Nele está uma lista de todos os pontos para se discutir e itens de ação.
Durante a reunião, a chefe operacional marca os pontos um a um, e quando tudo o que está na página é resolvido, ela rasga a folha e passa para a próxima. Se todos os pontos forem checados em 10 minutos, a reunião acabou.
Nike
O CEO da Nike, Mark Parker, participa de reuniões com um caderno cheio de esboços de novos produtos. Para ele, os rascunhos ajudam a esclarecer o processo de brainstorming, embora é preciso ter um equilíbrio constante entre o que o projeto quer e o que o negócio precisa.
Evernote
As reuniões da Evernote costumam ter um detalhe interessante: sempre tem alguém que não é da especialidade participando.
Trata-se de um programa interno da startup, chamado de “officer training”, no qual os colaboradores são designados para reuniões que não estão em sua área de especialidade para explorar outras partes da empresa.
O dono dessa ideia é o CEO, Phil Libin, que afirma que esses convidados não são apenas espectadores, mas podem falar e fazer perguntas. O CEO teve essa ideia ao conversar com um amigo que serviu em um submarino nuclear – para ser um oficial do submarino, toda equipe tinha que saber como fazer o trabalho de cada um.
General Motors
Alfred Sloan, o lendário líder da GM entre os anos 1920 e 1950, ficou conhecido por criar a estrutura empresarial moderna, transformando a General Motors em uma das maiores empresas do mundo.
Em suas reuniões formais, Sloan sempre ouvia o que seus colaboradores tinham a dizer e, em seguida, enviava um memorando de acompanhamento com um plano de ação. Nele, o CEO resumia o debate, acrescentava suas conclusões e especificava as tarefas decididas na reunião – incluindo a decisão de realizar outra reunião, caso houvesse necessidade.
Sloan também detalhava o prazo, os responsáveis pelas tarefas e enviava uma cópia do texto a todos os colaboradores que participaram da reunião.
Por onde devo começar a trabalhar para eliminar as reuniões improdutivas da minha empresa?
Se você chegou até aqui, viu que eliminar as reuniões improdutivas depende de muito planejamento e prática, que deve ser implementada na rotina diária da empresa.
Mas o primeiro passo para você crescer nesse sentido é, sem dúvida, o seu próprio preparo para gerir a sua empresa. Nesse caso, você precisa estar atualizado e com conhecimento sobre todas as técnicas de uma boa administração de empresas.
Dessa forma, você se prepara melhor para enfrentar o mercado de trabalho, consegue colocar as suas metas em dia, a entender como funcionam todos os processos da empresa e a escolher os melhores talentos para te ajudar nessa empreitada.
Atualmente, existem diversos cursos a distância voltados para empreendedores com rotinas agitadas. Dessa forma, eles conseguem criar seus horários de estudo sem prejudicar o andamento de seus negócios.
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