Antes de ter se tornado um gestor ou líder de uma empresa, provavelmente, você já deve ter sido um colaborador que precisou participar de reuniões e mais reuniões nos locais em que trabalhou.

É bem provável que a maioria delas tenha tido um único resultado, por mais que seus líderes se esforçassem: prejudicar a produtividade de todos.

E hoje, do outro lado da mesa, você se vê com dificuldades de tornar as reuniões produtivas e que contribuam verdadeiramente para a tomada de decisões para o crescimento do seu negócio.

Realmente criar uma rotina de reuniões produtivas não é uma tarefa tão simples. Afinal de contas, estamos lidando com diversos colaboradores e, também, com diferentes pendências a serem resolvidas. A vontade é fazer uma grande reunião para resolver tudo de uma vez, não é mesmo?

Mas todos nós sabemos, por experiência própria, que reuniões de 2 horas não resolvem muita coisa no mundo dos negócios – que precisa utilizar soluções para otimizar o tempo cada vez mais escasso. A produtividade, portanto, deve sempre estar em primeiro lugar (já falamos sobre ela aqui nesse post).

Então, no post de hoje, vamos entender o que é errado e o que se deve colocar em prática na hora de criar reuniões verdadeiramente produtivas. Acompanhe.

Os tipos de reuniões empresariais

Basicamente, existem alguns tipos de reuniões empresariais que se diferenciam por seus objetivos, e devem ser empregados na empresa apenas quando houver necessidade. São eles:

#1 Reunião para tomada de decisões

É aquela reunião em que o líder expõe dados, opiniões ou problemas para que os presentes (gestores e colaboradores) encontrem diferentes soluções e respostas.

#2 Reunião informativa

Com as decisões tomadas, essa reunião tem o objetivo apenas de informar aos participantes sobre as decisões para que os esforços de cada um sejam corretamente direcionados. Desse modo, os processos tornam-se mais eficientes, assim como o alcance de resultados positivos.

#3 Reunião de feedback

Essa é uma rápida reunião para dar o feedback aos colaboradores, ressaltando as melhorias e o que ainda precisa ser ajustado.

#4 Brainstorming

É uma reunião mais informal que visa estimular a geração de ideias, buscar soluções inovadoras, promover melhorias por meio de um debate saudável e provocar transformações. Essa reunião explora a criatividade dos participantes de maneira bem estruturada e, ao mesmo tempo, lúdica.

#5 Reunião de treinamento

São encontros de orientação e treinamento de novos colaboradores ou que estejam migrando de departamento ou função, para que entendam os processos da empresa e como devem realizar suas tarefas.

#6 Reunião formativa

Esta reunião é ministrada por especialistas em determinado tema e tem como objetivo aprimorar as habilidades dos colaboradores através do repasse de procedimentos e conhecimentos.

Os tipos de reuniões que você não deve realizar

Se, por um lado, existem reuniões produtivas que você deve fazer em sua empresa, também há aquelas que muitos CEOs e gestores insistem em realizar, ainda que tenham as melhores intenções.

#1 Reuniões longas

Reuniões longas – e chatas – são muito frequentes no ambiente corporativo. Mas elas devem ser evitadas por apenas um motivo: realmente não são necessárias.

Então, sempre que você pensar na ideia de reunir a sua equipe para uma reunião dessas, pense bem: se em 90 minutos você não consegue cumprir o objetivo dela, não vai ser com 2 ou 3 horas que conseguirá, não é mesmo?

#2 Reunião mal planejada

Esse é um dos principais problemas que dificultam reuniões produtivas: a falta de planejamento.

Reuniões sem tópicos pré-estabelecidos, sem pauta, sem rascunho, sem nada. E o pior: os participantes sequer ficam sabendo do objetivo de tal reunião. É o mesmo que ouvir do parceiro durante o relacionamento: “Precisamos conversar”. Conversar sobre o quê, afinal?

Mas, mesmo que haja certo planejamento e os colaboradores saibam sobre o teor da reunião, um mal planejamento também pode significar o desvio do tema central, tanto da sua parte quanto dos demais presentes, além de outros erros de direcionamento.

#3 Reunião filosófica

Sabe aquela reunião que mais parece uma palestra ou uma mesa redonda? São horas e horas discorrendo sobre centenas de assuntos, muitas ideias, soluções inteligentes, opiniões – mas nada de concreto executado.

Esse é o tipo oposto de uma rotina de reuniões produtivas na empresa, pois só serve para falar e ser ouvido, e nada mais. Com isso, a produtividade cai e o crescimento da empresa fica estagnado.

#4 Reunião sem estrutura

Sabe aquela reunião feita com total improviso, ou seja, sem os recursos necessários? Esse é outro tipo que você jamais deve propor em sua empresa.

Local inadequado, sem pauta e sem os recursos necessários atrapalha o seu foco e o de todos os participantes. Hoje em dia, com a evolução tecnológica proporcionando realizar reuniões produtivas dinâmicas e com mobilidade, isso, realmente, é um erro fatal a ser cometido pelas empresas.

#5 Reunião com participantes imaturos

Se você não participou de uma reunião assim, provavelmente, já tenha ouvido falar de algum caso desse tipo: um ou mais colaboradores levam tudo para o lado pessoal, transformando a reunião em um verdadeiro “clube da luta”.

Reuniões produtivas que têm o objetivo de debater ideias para melhorar ou resolver determinada situação devem ser levadas com seriedade e maturidade por todos os participantes.

Nesse sentido, o foco deve estar nas ideias, e não nas pessoas. Ficar apontando dedos e acusando quem está certo ou quem está errado só serve para criar desavenças e afetar seriamente os rumos do negócio.

Então, gestores e colaboradores precisam saber que uma reunião não é o momento para ficar triste porque suas ideais não foram aceitas ou magoado por discordar do grupo.

Se você está passando por isso em sua empresa, então, precisa aprimorar sua habilidade de lidar com conflitos.

Como tornar as reuniões produtivas na prática

Agora que já falamos sobre todos os tipos de reuniões que não devem fazer parte da rotina de uma empresa, vamos ao que interessa: como, afinal de contas, tornar as reuniões produtivas na prática?

1. Verifique a real necessidade da reunião

Se a sua empresa já apresenta uma rotina de reuniões semanais, por exemplo, se faça essa pergunta: “Será que toda semana é necessário fazer reuniões? ”. Pode ser que você descubra que esse é o melhor caminho, ou, talvez, veja que não é um hábito tão necessário assim.

Então, sempre questione se as reuniões em sua empresa são para simples cumprimento de agenda ou para discutir um assunto importante.

Um detalhe: mesmo se questionando sobre isso, é importante manter aqueles encontros com sua equipe de tempos em tempos para motivá-la e fazer com que ela se sinta importante para o crescimento da empresa – de preferência, em locais mais descontraídos, para quebrar a rotina de uma sala de reuniões.

2. Defina um horário de duração

Reuniões produtivas têm hora para começar e terminar e, geralmente, não devem ultrapassar mais que 1 hora. Existem assuntos que, em 25 minutos, por exemplo, já são possíveis de ser discutidos e resolvidos com seus colaboradores. Então, sempre foque na produtividade e na objetividade de todas as reuniões.

3. Determine um único objetivo por reunião

Assuntos diversos e que não têm conexão lógica devem ficar de fora de reuniões produtivas, caso contrário, acabam gerando discussões paralelas e desviando a atenção para o que realmente interessa.

Por isso, determine uma meta para a reunião e mantenha o foco apenas nela. Por exemplo, se o objetivo é criar uma nova campanha de marketing, reúna os colaboradores desse departamento de criação e resolvam esse assunto. Outras questões, como o planejamento das vendas, devem ser deixados para uma próxima reunião.

4. Convoque apenas os participantes necessários

Mais de 6 pessoas em uma mesma reunião pode prejudicar o andamento e a objetividade dela, pois a ideia central é que todos sejam ouvidos e contribuam para a pauta. Além disso, convidar muita gente pode dar aquela falsa sensação de várias ideias sendo geradas – mas a maioria delas será descartada.

Então, se a sua equipe for grande, divida os grupos para facilitar o envolvimento e a participação de todos. Se a reunião tiver muitos participantes, certamente, alguém ficará calado e intimidado para falar.

5. Marque as reuniões em dias improdutivos

Com base na observação da rotina da sua equipe, verifique quais dias e horários da semana os colaboradores ficam menos sobrecarregados e marque as reuniões nesses momentos.

Se a sua empresa tiver metas semanais para cumprir, uma boa dica é agendar as reuniões de acompanhamento às segundas ou às terças-feiras a tarde. Dessa forma, os colaboradores responsáveis por essas metas conseguem se organizar e rever suas pendências da semana anterior.

6. Pauta de uma única página

Levando em consideração que você quer ter reuniões produtivas em sua empresa, nada melhor do que definir o objetivo para cada uma delas e colocar os assuntos na pauta em uma única folha – impressa ou virtual.

Nela, deve constar tudo o que será discutido, ou seja, o passo a passo na reunião. Se os participantes levarem dados, relatórios, projetos ou ideias, também coloque-os nessa pauta.

Uma boa dica é utilizar a tecnologia para isso. Aplicativos, como o Evernote, permitem que todos os participantes da reunião tenham acesso à pauta e aos documentos necessários. É possível, ainda, realizar a gravação da reunião para ser acessada e consultada posteriormente.

7. Peça para que todos desliguem os celulares

Reuniões com celulares tocando a todo o momento, simplesmente, não é uma boa ideia. Até o mais discreto toque ou vibração do aparelho pode prejudicar a concentração e o foco da reunião, gerando conversas paralelas e pedidos de saídas rápidas para “resolver outros assuntos”.

Então, na própria pauta, já informe aos participantes que desliguem seus celulares, e reforce esse aviso no início de cada reunião. Com o tempo, isso se tornará um hábito de todos.

Da mesma forma, assuma o controle de toda reunião e não permita que haja conversas paralelas. Se acontecer, peça educadamente para voltar o foco na pauta.

8. Delegue tarefas

As pessoas se sentem responsáveis por algo somente quando recebem uma tarefa específica, entendem o que devem fazer e o que se espera delas.

Por isso, em todas as reuniões, determine o prazo, o responsável e os resultados esperados de cada ação a ser tomada após a reunião. Era dessa forma, inclusive, que Steve Jobs conduzia suas reuniões.

Não se esqueça de checar se os responsáveis pelas tarefas entenderam o que foi solicitado e tire todas as dúvidas.

9. Mantenha a equipe informada sobre os resultados

Não adianta você realizar reuniões produtivas e, depois, não comunicar à equipe se os resultados esperados estão sendo alcançados.

Então, enfatize para os colaboradores que os resultados estão sendo acompanhados e alcançados graças aos alinhamentos que vocês fizeram durante as reuniões. Dessa forma, a cada novo encontro, a equipe estará mais motivada a participar.

10. Faça reuniões à distância

Reuniões produtivas também podem ser feitas utilizando a tecnologia. Para isso, você pode utilizar aplicativos como o Skype e o Google Hangouts  e conversar por vídeo com uma parte pequena de sua equipe.

Todas essas dicas sobre o que fazer para tornar as suas reuniões produtivas levam certo tempo para ser aprimoradas. Mesmo assim, não desista de otimizar o seu tempo e o de sua equipe, pois os resultados começarão a ser colhidos em curto prazo.

Se você gostou desse tema e quer se aprofundar nele, preparamos um post especial com 5 erros que causam grandes prejuízos na comunicação interna da empresa. Se ficou com alguma dúvida, escreva pra gente pelos comentários e até a próxima.