Existe uma ilusão bastante grande quando falamos de gestão de projetos. A palavra projeto nos remete a algo técnico, talvez até voltado para engenheiros, arquitetos, programadores, entre outros.
Mas temos dificuldade em entender que um projeto envolve qualquer conjunto de atividades com o objetivo de entregar algo único em um determinado tempo.
Se decidimos plantar algumas flores em nosso jardim ou construir uma floreira na sacada do apartamento, ao final teremos uma entrega única com início e fim bem definidos. Mas a questão é, isso é um projeto?
Com certeza é um projeto
A definição de projeto pode englobar uma grande conjunto de atividades, desde plantar flores em um jardim até a construção de um foguete com uma sonda para Marte. Contudo o que muitas pessoas não entendem é que a utilização das ferramentas de gestão de projetos varia conforme a complexidade do projeto. Este conceito é mais utilizado no PDP (Processo de Desenvolvimento de Produto), que não vamos discutir neste artigo, mas que é importante para entendermos o que é o nível de complexidade em projeto.
Vamos aos nossos exemplos:
Plantando flores no jardim
Enquanto plantar flores no jardim não demanda que você crie um cronograma escrito, faça o levantamento de custos com 3 fornecedores diferentes ou elabore um contrato com seu esposo/esposa, ainda assim você vai fazer a gestão deste projeto mentalmente.
Vai calcular mais ou menos quantas flores precisa, vai se dirigir até a floricultura mais próxima, lá vai planejar se precisa de alguma ferramenta para o plantio, adubo, terra e escolherá quais flores deseja plantar. Decidirá pagar em dinheiro, cartão ou cheque, vai voltar para casa e começar sua obra, preparar a terra, fazer os buracos e plantar as flores, jogar o adubo e regar as flores.
Alguns de vocês podem ter um processo diferente, podem planejar mais ou menos, vão decidir fazer isso em um final de semana com sol ou não. Esse é um projeto que envolve poucas pessoas, pouco tempo e, relativamente, poucos recursos financeiros, dependendo de quais flores escolheu para o seu jardim e do tamanho dele. Agora vamos ver outros exemplo um pouco mais complexo.
Voando para Marte
O objetivo é colocar um homem em Marte, que está a uma distância média de 55.758.006 km do planeta Terra. Para isso o primeiro passo é construir uma nave ou estação espacial com capacidade para fazer esta viagem.
Não vamos pensar nos detalhes, mas imagine gerenciar este projeto. Quais pessoas chamar para participar, quais recursos serão necessários, quais matérias primas, quanto dinheiro será preciso, quem irá financiar este projeto, quanto tempo irá demorar para projetar a nave ou estação espacial, quanto tempo para desenvolvê-la, quais os riscos envolvidos, como treinar os viajantes, quais requisitos serão necessários?
Acho que já deu para imaginar a complexidade de um projeto desta magnitude. Por esta razão que a gestão de projetos deve estar adequada ao tipo de projeto. Para um projeto simples, menos ferramentas serão utilizadas, para um projeto muito complexo, além de todos os processos de gestão de projetos, outros métodos podem ser necessários.
Para começar, o que é realmente importante saber sobre Gestão de Projetos?
Meu objetivo neste artigo é ajudar você a entender um pouco sobre as fases que fazem parte da Gestão de Projetos de acordo com o PMI (Project Management Institute). O PMI desenvolveu um guia conhecido como PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Neste guia são encontradas orientações e regras de como realizar a gestão de projetos.
É importante destacar que este não é o único método de gestão de projeto que existe, porém é um dos mais difundidos e deve ser de conhecimento de todos que querem adquirir algum conhecimento sobre gestão de projetos e obrigatório para aqueles que almejem se tornar um PMP (Project Management Professional – Profissional de Gerenciamento de Projetos).
O PMBOK e a definição de projeto
Segundo o PMBOK:
Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A natureza temporária dos projetos indica que eles têm um início e um término definidos. O término é alcançado quando os objetivos do projeto são atingidos ou quando o projeto é encerrado porque os seus objetivos não serão ou não podem ser alcançados, ou quando a necessidade do projeto deixar de existir.
Esta é uma definição importante para começarmos a entender a natureza de um projeto. Plantar flores no jardim irá gerar um resultado único, tem um início e um final bem definidos, e mesmo que você decida fazer tudo de novo ano que vem, algumas coisas podem mudar, iniciando outro projeto.
Um projeto é diferente de um processo contínuo de fabricação. Uma linha de montagem de veículos por exemplo, não tem um tempo de início e fim, ela é uma atividade contínua. Mesmo que possamos considerar que cada carro é único, com um número de chassi diferente, eles são fabricados em lotes e não existe grande diferença entre eles para podermos considerar como um resultado único.
Como foi dito, um projeto entrega um resultado único. Este resultado único pode ser um produto, um serviço, uma melhoria em um processo de fabricação, uma casa, um documento, entre outros.
O PMBOK e a definição de gerenciamento de projetos
Agora que entendemos o que é um projeto, precisamos entender o que é a gestão de projetos. Segundo o PMBOK o gerenciamento de projetos é a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos.
Na última edição do PMBOK, estavam inclusos 47 processos de gerenciamento, subdivididos em 5 grupos de processos, que são:
- Iniciação,
- Planejamento,
- Execução,
- Monitoramento e Controle, e
- Encerramento
No grupo de processos de iniciação é realizada a definição do novo projeto ou de uma nova fase de um projeto existente através da obtenção de autorização para iniciar o projeto ou fase.
O grupo de processos de planejamento é utilizado para definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e definir a linha de ação necessária para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado.
Dentro do grupo de processos de execução são realizados os trabalhos definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do projeto.
No grupo de processos de monitoramento e controle são acompanhados, analisados e controlados o progresso e desempenho do projeto, identificando quaisquer áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano, e iniciar as alterações correspondentes.
Por fim, o grupo de processos de encerramento é utilizado para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, visando encerrar formalmente o projeto ou fase.
Temos então que o primeiro grupo de processos, o de inicialização, irá servir para definir a abertura do projeto, o que significa que a direção da empresa, interessados (stakeholders) ou patrocinadores darão seu aval para que o projeto passe para a próxima etapa, ou seja, o planejamento.
O planejamento do projeto
A etapa de planejamento é uma das mais burocráticas do projeto, e também uma das mais importante. Durante o planejamento que podemos garantir que teremos tempo para concluir o projeto, teremos dinheiro para executar o projeto e teremos certeza que ele não irá parar na metade (como tantas obras públicas) e conseguiremos entregar o resultado final dentro das expectativas do cliente do projeto.
Dentro do planejamento as principais etapas são:
- Planejar o gerenciamento do escopo,
- Planejar o gerenciamento do cronograma,
- Planejar o gerenciamento dos custos,
- Planejar o gerenciamento da qualidade,
- Planejar o gerenciamento dos recursos humanos,
- Planejar o gerenciamento das comunicações,
- Planejar o gerenciamento dos riscos,
- Planejar o gerenciamento das aquisições, e
- Planejar o gerenciamento das partes interessadas
O mais importante durante o planejamento é entender que todos estes planos são recomendações, assim como cada ferramenta que é indicada em cada processo. Desta forma cabe a cada gerente de projeto avaliar o que deve ser utilizado em cada projeto, dependendo da complexidade do projeto e da necessidade de controle sobre cada atividade.
Por exemplo: eu decidi desenvolver um sistema de aquecimento para a piscina da minha casa. Primeiro busquei na internet algo artesanal que eu mesmo pudesse fabricar, depois listei alguns materiais e ferramentas que eu iria precisar. Com esta lista de itens, ou seja, meu planejamento de aquisições fui fazer a compra. Decidi fazer o aquecimento por módulo, desta forma eu poderia testar o seu funcionamento, gastando menos e depois ampliando o sistema se ele funcionasse. Com ajuda, fabriquei o primeiro módulo em 4 horas. Com o tempo acabei fabricando mais dois com algumas melhorias, mas estes dois já não eram mais projetos, apenas melhorias de processo, tanto que fabriquei o último sozinho e em apenas duas horas.
Veja que este é um exemplo de projeto que demandou muito pouco planejamento. Porém já participei de outros projetos mais complexos. O último deles tinha como objetivo desenvolver um protótipo de micro-turbina, que demandou bem mais planejamento, principalmente por que, para conseguirmos o financiamento do governo para inovação, precisávamos ter um planejamento detalhado.
Neste projeto tínhamos o escopo, cronograma, custos, requisitos de qualidade, riscos, recursos humanos, aquisições e partes interessadas, ou seja, utilizamos quase todos os processos de planejamento do PMBOK. Por mérito deste conhecimento conseguimos os recursos de subvenção e desenvolvemos o protótipo.
Feito o planejamento a próxima etapa é sua execução, e monitoramento e controle.
Execução, monitoramento e controle do projeto
A etapa de execução é aquela onde todas as atividades que foram planejadas são executadas. Durante a execução estas atividades devem ser monitoradas e controladas para garantir que tudo está correndo conforme o planejado. Quanto maiores as equipes de projeto e/ou mais dispersas, maior terá que ser o monitoramento e controle sobre as atividades.
Nesta etapa costumam surgir modificações no projeto. Não devemos pensar que tudo irá sair conforme o planejado, pessoas mudam, requisitos se tornam impossíveis de serem alcançados, o cliente altera suas demandas, o mercado apresenta instabilidades e o projeto deve se adequar a todas as alterações que forem necessárias e possíveis.
Por esta razão não se deve pensar no projeto como um pacote fechado, que após planejado será executado sem contratempos até o seu fim. Porém todas as alterações devem ser avaliadas e validadas como forma de garantir que o projeto, ao seu final, ainda irá atender os interessados, o patrocinador e/ou o cliente.
Encerramento do projeto
Tendo o projeto sido executado o seu encerramento pode ocorrer por dois motivos, ou o projeto não é mais necessário e se decide por encerrá-lo, mesmo sem chegar ao seu final, ou o projeto realmente está chegando ao fim. Um projeto bem sucedido irá garantir que todos os requisitos de escopo, prazo, custo e qualidade serão atendidos.
Já um projeto que não obtém sucesso poderá chegar ao final com um ou mais dos seguintes problemas: atrasos de entrega, custo acima do estimado, problemas de qualidade e/ou, o pior de tudo, a entrega de algo que o cliente não pediu, seja por interpretação errada dos requisitos por parte da equipe do projeto, falhas de comunicação, ou desleixo da equipe de projeto.
Algumas perguntas para você
Este artigo teve como objetivo ajudar você a entender um pouco mais sobre gestão de projetos. Cada vez mais as organizações estão buscando profissionais com capacidades de gerenciar projetos e isso incluí liderar as equipes que participam destes projetos para alcançar resultados excepcionais.
Uma empresa que não consegue gerenciar bem seus projetos, perde tempo, dinheiro e clientes. Não deixe a má gestão ser um problema para sua organização. Projetos bem gerenciados economizam recursos permitindo que você consiga aumentar seu portfólio de clientes, agilizar seus processos e garantir que todos ficarão satisfeitos ao final de cada entrega.
Agora que você compreende um pouco mais sobre gestão de projetos, responda: sua empresa utiliza algum método de gestão de projetos? Seus projetos sempre atendem os requisitos de escopo, prazo, custo e qualidade? O que você está fazendo para aprimorar a metodologia de gestão de projetos na sua empresa?
Compartilhe suas experiências nos comentários abaixo e lembre, precisando conversar mais sobre gestão de projeto estamos à disposição.
Um grande abraço.
