Para um empresário que está iniciando agora seu empreendimento e não conhece as noções básicas de administração, conduzir uma empresa pode se tornar uma tarefa muito difícil. E para quem já tem um negócio há mais tempo, porém não se atualiza, é muito provável que os resultados alcançados não estejam dentro do esperado.
Entender quais são os pilares da administração e conseguir aplicar essas definições em seu gerenciamento é fundamental na busca pelo sucesso.
Para ajudá-lo a entender melhor o universo da administração, listamos os principais conceitos que você precisa saber. Confira!
Noções básicas de administração que você precisa saber
Essas noções são essenciais para qualquer tipo de empreendimento — pequeno, médio ou grande.
Qualquer empresa precisa traçar metas e objetivos e resolver problemas que aparecem no dia a dia, entre outras coisas.
A partir disso, são traçadas 4 funções fundamentais para que a empresa consiga crescer e melhorar a oferta dos seus serviços, equilibrando os custos com a qualidade. Veja abaixo quais são elas:
Planejamento
Planejar é essencial para desenvolver uma organização e nortear as tomadas de decisões.
Esse conceito da administração consiste em definir quais são os objetivos, as metas, os métodos, os prazos e a programação de uma atividade.
O gestor que negligencia o planejamento dificilmente consegue atuar de forma estratégica e alcançar os resultados esperados. Para planejar uma ação, é fundamental que seja feito o levantamento de dados e a análise do mercado.
A partir da perspectiva de atuação traçada e planejada, a empresa pode avaliar quais são as oportunidades do negócio e os pontos positivos, traçando, dessa maneira, planos para treinar a equipe, melhorar os resultados e eliminar as barreiras do crescimento.
Organização
O processo de organização das atividades de uma empresa compreende várias fases: elaboração dos níveis hierárquicos, definição das estruturas organizacionais, designação das tarefas, alocação dos recursos e gerenciamento das atividades.
Essa é a preparação da estrutura do negócio para poder nortear as demais etapas essenciais para o gerenciamento de uma empresa.
Sem a organização devida dos recursos disponíveis (equipamentos, pessoas, matéria-prima, espaço físico, etc), o empreendimento não consegue atuar estrategicamente e tem seus custos acima do ideal, pois a produção não é feita dentro da plena capacidade.
Direção
Agora que o planejamento já foi realizado e as tarefas estão devidamente organizadas, é o momento de direcionar a equipe para atingir os objetivos, ou seja, é a etapa de comunicação e do “fazer acontecer”.
O direcionamento dado aos colaboradores reflete diretamente nos resultados alcançados, pois a liderança exercida deve absorver o máximo de cada um para fazer a empresa crescer.
Essa função da administração pode englobar o direcionamentos nos níveis:
- institucional (envolvendo toda a equipe);
- departamental (envolvendo um ou mais setores da organização);
- operacional (envolvendo os responsáveis diretos pela produção).
Controle
Por fim, a última noção básica de administração que você precisa saber para gerenciar um negócio é a etapa de controle. Esse processo é norteado pelo planejamento, apresentado anteriormente.
Nesse momento, o gestor deve avaliar os progressos internos, segundo os objetivos, metas e prazos previamente definidos. A partir da análise dos resultados obtidos, o próximo passo é corrigir as oportunidades encontradas e redirecionar a equipe.
O controle tem como finalidade restringir e regular a execução das atividades, promovendo um crescimento dinâmico e contínuo, envolvendo todas as vertentes de uma empresa e medindo o desempenho organizacional.
Entendeu quais são os conceitos que todo gestor deve conhecer para conseguir conduzir um negócio rumo ao sucesso?
A atualização da equipe e a busca contínua pelo conhecimento também são grandes aliadas do crescimento de uma empresa.
Dicas para gerir melhor o seu negócio
É claro que não podemos ficar apenas na teoria, afinal de contas, todo esse aprendizado pode e deve ser aplicado no dia a dia da empresa de maneira correta.
Veja abaixo as dicas que separamos para você colocar todos esses conceitos em prática.
1. Promova a melhoria de forma contínua
Nada é tão bom que não possa ser melhorado. Esteja sempre pesquisando dentro da empresa o que pode melhorar, quais processos podem ser mais rápidos e gerar mais clientes, e como é possível oferecer os serviços ou produtos com mais qualidade sem pesar nos custos.
Reúna-se com a sua equipe. Planeje e trace metas de curto, médio e longo prazo. Utilize todas as funções da administração citadas acima para ter o melhor resultado.
2. Cuide muito bem das finanças
A saúde financeira da empresa é uma das partes mais importantes e precisa ser monitorada a todo instante.
Afinal de contas, havendo um desequilíbrio nas finanças, é muito mais fácil o seu negócio não dar certo, não só pelo crescimento do custo, mas também pelo não aproveitamento das boas oportunidades.
É necessário manter um capital de giro compatível com as necessidades do seu empreendimento para os momentos de crise e, também, para investir na compra de novos equipamentos e na contratação de bons funcionários.
3. Não deixe para depois
Infelizmente, a procrastinação faz parte da vida de muitas pessoas, inclusive dos empresários, mas ela precisa ser controlada.
O ideal é lidar com o problema assim que ele aparecer e não deixar nada para depois. Lembre-se de que algumas coisas têm prazo para serem resolvidas, portanto, deixar para última hora pode se tornar um problema ainda maior.
Você pode se organizar e priorizar algumas tarefas no seu dia a dia. Foque sempre no que for mais urgente e em tudo o que apresentar prazo.
Nunca assuma nenhum compromisso se não puder cumprir e a melhor maneira de saber isso é anotando tudo em uma agenda, aplicativo ou quadro dentro da empresa.
A procrastinação pode trazer sérios problemas, tanto que algumas pesquisas já apontaram que esse péssimo hábito pode gerar perda financeira.
4. Separe as finanças pessoais e as empresariais
As pessoas falam muito em não misturar a vida pessoal com a profissional e isso vale também para as finanças. Como já falamos, ter o controle financeiro é fundamental para qualquer negócio, seja ele pessoal ou profissional.
Portanto, os lucros e custos devem ser gerenciados de forma separada. Qualquer mistura desses números pode levar a um erro de cálculo que terá sérias consequências.
Administrar um negócio não é algo simples e exige muita dedicação e esforço, mas, com o passar do tempo, você começa a entender como tudo funciona e os processos de planejamento, organização, direção e controle tornam-se menos complexos.
O curso de administração de empresas tem um papel importante reduzir erros acelerar o sucesso. Quem já tem outra graduação pode procurar um mestrado profissional em gestão como os MBAs dos Estados Unidos da América.
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