A cada dia, a tecnologia tem ajudado mais e mais negócios a operar e a crescer de maneira sustentável. E isso vale para organizações de todos os tamanhos, das gigantes multinacionais às microempresas. Com uso dos programas certos, fica bem mais fácil controlar os processos do dia a dia, cumprir as obrigações e garantir a saúde financeira da organização.
Ao buscar informações sobre gestão, talvez você já tenha ouvido falar que um sistema ERP pode ser muito útil. Mas nem sempre é fácil encontrar explicações claras sobre esse tipo de ferramenta, e é por isso que estamos aqui.
Neste post, vamos explicar o que é um sistema ERP e como ele pode ajudar você a gerir o seu negócio com mais facilidade e eficiência. Você vai poder entender que tipos de tarefas ele pode automatizar e quais são as principais consequências positivas do uso desse recurso.
Empolgado para entender melhor? Então vamos começar.
Sistema ERP o que é?
A sigla ERP vem do inglês e significa Enterprise Resource Planning. Traduzindo, nada mais é do que o planejamento dos recursos da empresa. Portanto, antes de tudo, é interessante entender que esse tipo de sistema tem o objetivo de ajudar no gerenciamento de tudo que existe de valor na organização, incluindo o tempo investido por seus líderes e colaboradores.
A forma com que o sistema ERP realiza essa missão é por meio de um software de computador, ou seja, um sistema de informática. Essa ferramenta fica responsável por todas as operações do cotidiano da empresa, servindo como apoio aos profissionais que nela trabalham.
Como um sistema ERP funciona?
O sistema ERP é formado por uma base de dados única que conta com módulos integrados entre si. Cada módulo corresponde a uma área da empresa, como o financeiro, administrativo, estoque e assim por diante.
É interessante pensar nesse esquema como se fosse uma banda musical, na qual cada instrumento pode ser controlado e tocado de forma individual, mas a integração faz com que tudo fique mais harmonioso. No ERP, essa integração facilita a análise dos processos e é muito útil na hora de tomar decisões, seja em um setor específico ou na empresa como um todo.
Praticamente todos os sistemas ERP do mercado têm uma estrutura básica preparada pelo desenvolvedor. A partir dessa estrutura, podem ser customizados de acordo com as necessidades de sua empresa. Em outras palavras, a ferramenta consegue ser útil para organizações de todos os tipos, mas sem ser genérica.
Quais tipos de tarefa o ERP pode automatizar?
A lista de tarefas que o ERP engloba é grande, tendo como exemplo itens do tipo:
- faturamento;
- notas fiscais eletrônicas;
- balanço contábil;
- compras;
- vendas;
- fluxo de caixa;
- cobranças bancárias;
- pagamentos eletrônicos;
- apuração de impostos;
- Sped;
- livros fiscais;
- administração pessoal;
- inventário de estoque;
- ponto dos funcionários;
- recrutamento e seleção;
- gestão pessoal;
- folha de pagamento;
- controle do maquinário;
- assistência técnica;
- manutenção;
- controle de qualidade;
- controle de produção;
- etc.
Quais são os principais benefícios do uso de um software ERP?
Com o apoio de um ERP, todas as informações da empresa ficam sob o seu controle. Os processos são contabilizados e documentados, integrando a organização e facilitando — e muito — a identificação de pontos de melhoria. E para deixar mais claro quais são os benefícios na prática, listamos eles abaixo. Veja a seguir:
Gestão unificada
O sistema ERP permite integrar os departamentos. Dessa forma, o gestor consegue analisar o negócio como um todo, tomar decisões e compreender como um processo realizado em uma área da empresa pode afetar as demais.
Integração de informações financeiras
O financeiro é o coração de qualquer empresa. Sem o controle correto, não há nada que possa ser feito em outras áreas para corrigir o rumo do negócio. O ERP permite ter todas as informações registradas, sabendo para onde vai cada centavo, organizando o fluxo de caixa e identificando potenciais problemas antes que eles ocorram.
Controle dos pedidos
Como as informações ficam centralizadas em um único sistema, se torna bem mais fácil manter os pedidos dos clientes sob controle e integrá-los com as outras áreas: estoque, produção e entrega.
Padronização e otimização de processos
Com um sistema ERP, a empresa passa a operar a partir de métodos padronizados que são comprovadamente baseados em boas práticas de negócio. Isso reflete em uma economia de tempo, aumentando a produtividade e utilizando os recursos da empresa de forma mais eficaz.
Redução de erros
Sem dúvida, essa é uma das maiores vantagens de um sistema ERP. Com ele, fica extremamente mais fácil visualizar o fluxo dos processos na organização, identificando gargalos e pontos de falha. Um exemplo é o estoque, que muitas vezes acaba sendo excessivo por conta de compras em número muito alto. Isso, naturalmente, prejudica o uso do capital de giro.
Quem precisa de um sistema ERP?
Muitos gestores ainda têm a impressão errada de que a automatização não é necessária nas pequenas empresas. Mas a verdade é justamente o contrário! É justamente nas empresas menores que costuma haver maior confusão em relação a documentos e informações administrativas, o que dificulta uma visão de crescimento e atrapalha muito a expansão do negócio.
Infelizmente, muitas PMEs ainda tomam decisões no feeling, sem ter dados precisos para análise. Que tal olhar as coisas por um outro ângulo? Na verdade, as pequenas e médias empresas levam vantagem na implantação do sistema por terem fluxos de trabalho mais enxutos. Assim, conseguem criar um ambiente ideal para crescer e prosperar. Nada melhor do que ter a certeza de que o seu negócio pode crescer sem virar uma bagunça total, não é mesmo?
Se você ainda tem dúvidas sobre a implantação ou não de um ERP, aqui vai um conselho: no fim das contas, vale a máxima “é melhor prevenir do que remediar”. Toda empresa deveria começar a operar já tendo uma cultura de organização, controle e prevenção. Dessa forma, passaríamos muito menos tempo apagando incêndios do dia a dia e mais tempo focados no que realmente importa: a parte estratégica.
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