Nas organizações, cada vez mais, a gestão do tempo é uma atividade fundamental, principalmente quando se trabalha com a gestão de equipes.
No entanto, nem sempre é fácil realizar essa tarefa de maneira realmente eficaz, por isso, foram criadas diversas ferramentas para ajudar a organizar o trabalho e a produtividade dos colaboradores. Essas ferramentas são conhecidas como timesheet.
De maneira geral, o termo timesheet pode ser utilizado para designar um sistema de gestão em que o empreendedor irá registrar o tempo gasto com cada atividade no seu dia de trabalho. Dessa forma, ela se torna uma maneira de otimizar e controlar as horas trabalhadas nos projetos empresariais, além de possibilitar que se saiba calcular mais precisamente o valor do seu serviço.
Com essas ferramentas, também é possível realizar a gestão do tempo de toda a equipe da empresa, acompanhando o processo produtivo de forma prática e diferenciada, deixando de lado as velhas formas de registro de tempo.
Atualmente, existem diversas maneiras de realizar essa gestão do tempo, mas as que estão se destacando são as ferramentas de gestão online, por meio das quais é possível visualizar, em tempo real, todo o processo de um projeto. Assim, cada integrante da equipe demonstra a sua real produtividade.
A seguir, saiba mais sobre os benefícios, como funciona e como implementar um timesheet em sua empresa. Acompanhe!
Como é o funcionamento de um timesheet?
O gestor ou colaborador que optar pela utilização de um timesheet pode escolher, entres as diversas plataformas, a que melhor se encaixa às suas necessidades.
Com isso, é preciso apenas iniciar o registro das atividades e do tempo decorrido em cada uma delas, o que pode ser feito individualmente, por cada membro da equipe. No fim, é possível obter um relatório detalhado de tudo o que foi realizado durante o dia, semana ou mês de trabalho.
Esse relatório serve para analisar como o tempo da equipe está sendo utilizado e implementar melhorias para otimizar o tempo. Além disso, todas as informações podem ser compartilhadas, facilitando ainda mais a organização dos projetos.
Assim, é possível realizar a comparação dos dados do timesheet entre todos os integrantes da equipe, de forma a encontrar os possíveis problemas na produção e, claro, as melhores maneiras para aprimorar ainda mais os resultados.
Os principais benefícios de se utilizar um timesheet
Com o timesheet é possível obter alguns benefícios significativos, que são alcançados já no curto prazo.
De maneira geral, as ferramentas de gestão de tempo contribuem significativamente para o aumento da capacidade produtiva de uma equipe de trabalho, podendo ser aplicadas em diversos setores de uma empresa e sendo ideal tanto para o gestor quanto para os colaboradores.
Alguns benefícios, como a eliminação de atividades desnecessárias, a diminuição de erros produtivos, o aumento no desempenho (sem aumentar a quantidade de horas trabalhadas), a diminuição do número de reuniões de planejamento, entre outros, são sentidos em pouco tempo.
Além disso, passa a ser interessante ter em mente que, com o timesheet, é possível ter uma maior organização para o planejamento das atividades profissionais, além de ele contribuir significativamente para uma melhor tomada de decisão assertiva, levando em consideração os relatórios produzidos com dados concretos e precisos.
Justamente por isso, esse sistema propicia um comportamento mais assertivo no trabalho, fazendo com que o planejamento realmente ocorra de maneira mais eficiente.
Também, por meio do uso desse recurso, é possível mensurar a qualidade do trabalho realizado, o que pode contribuir significativamente para o crescimento da empresa, tendo a certeza de que o produto ou serviço terá qualidade máxima, tornando a organização mais competitiva no mercado.
No longo prazo, os problemas relacionados à execução e ao planejamento adequado dos projetos poderão ser resolvidos, aprimorando significativamente a capacidade produtiva de uma empresa.
Como utilizar um timesheet?
Para iniciar a implementação de um timesheet na sua empresa, focando na gestão do tempo, é necessário levar em consideração alguns aspectos importantes. Primeiramente, é preciso se perguntar qual tipo de gestão você deseja.
De forma geral, pode-se aplicar uma ferramenta em que cada integrante do time organizacional tenha que registrar as suas atividades e as horas gastas nessas tarefas. Isso pode ser realizado, por exemplo, em planilhas comuns do Excel ou Google Docs (no entanto, há ferramentas mais sofisticadas, como veremos a seguir).
Ou seja, nesse modelo, cada colaborador pode ter a sua planilha, ficando responsável por ela, e o gestor pode optar ainda por conectá-las. Para isso, basta utilizar uma ferramenta chamada de Sheetgo, um recurso de automação para economizar seu tempo.
Com isso, você pode ter um processo automatizado para receber os relatórios e juntar todas as informações. Entretanto, quando as equipes são muito grandes ou quando a demanda de trabalho é extensa, talvez seja necessário encontrar outras ferramentas de timesheet mais adequadas.
Existem ferramentas mais completas no mercado, como, por exemplo, o Runrun.it, que automatiza algumas tarefas, principalmente quando se trata do registro do tempo investido nos projetos por cada colaborador.
Essa é uma ferramenta de gestão que auxilia na distribuição das tarefas para cada membro da sua equipe, controle do tempo de execução de um projeto, além da demonstração de indicativos de custo por hora (de cada colaborador), que gera, também, um índice de desempenho individual para todos os integrantes, entre outras funcionalidades.
Outra ferramenta interessante é o Hashtrack, que nada mais é do que uma plataforma de Timesheet Online, na qual há um sistema de controle de horas trabalhadas em cada atividade, em um projeto ou na rotina de trabalho, por cada funcionário.
Com ele, é possível controlar as horas trabalhadas, centralizar as informações, agilizar o processo de faturamento de projetos, ter acesso às informações estratégicas de gestão, melhorando significativamente a performance da sua equipe.
Ou seja, as opções são variadas, mas todas podem trazer diversos benefícios para a sua empresa. Tudo isso deve ser alinhado com um bom gerenciamento dos colaboradores, fazendo com que o gestor também tenha algumas responsabilidades.
Por isso, além de incrementar uma ferramenta de gestão de tempo, é necessário ter algumas atitudes que podem melhorar significativamente a gestão de maneira geral na sua empresa, como veremos a seguir.
Para ter sucesso com o timesheet, tenha boas práticas de gestão
Além de gerir o tempo no trabalho, o gestor também pode contribuir para que a sua equipe tenha o melhor desempenho. Para isso, é fundamental que ele consiga passar adequadamente as funções e responsabilidades de cada membro do time.
É interessante, também, pedir o feedback dos colaboradores, principalmente quando for implementar novas ferramentas, pois, assim, será possível acolher as suas demandas e demonstrar que há um bom entendimento entre a equipe, favorecendo que todos adotem a novidade da forma correta e com motivação.
Para o gestor, a delegação de tarefas deve ser um de seus objetivos principais, pois somente assim é possível garantir a produtividade, sem centralizar (e atrasar!) tarefas que poderiam ser realizadas por membros de seu time.
É preciso compreender quais são as capacidades e potencialidades de sua equipe, de forma que você possa atribuir as funções adequadas para cada um deles – isso influencia significativamente nos bons resultados da empresa. Assim, além de focar no tempo, é preciso, também, dar atenção à qualidade do trabalho realizado.
Portanto, ao alinhar boas ferramentas de gestão de tempo com as práticas adequadas, é possível contribuir para o crescimento da empresa e desenvolvimento da equipe de trabalho, de forma que os clientes tenham os melhores resultados possíveis.
Com o tempo, muitos problemas de gerenciamento da empresa serão extintos, fazendo com que a qualidade do trabalho e a boa gestão se transformem em consequência dos investimentos realizados.
E você, conhece outras ferramentas de timesheet? Quais resultados conquistou ao utilizá-las? Compartilhe sua experiência conosco nos comentários e até a próxima!
