Empreender quando se tem uma equipe a ser liderada é uma tarefa desafiadora. Afinal, você precisa ser um líder produtivo e, também, treinar o seu time para que ele também seja.
Como estamos em uma época de transição dos tradicionais modelos de trabalho para novos métodos que levam em conta a produtividade da equipe – e não mais as (longas) horas trabalhadas dentro do escritório, essa é uma tarefa fundamental, e que deve ser colocada em prática o quanto antes no ambiente corporativo.
É nesse sentido que o chamado Princípio de Pareto surge como uma importante ferramenta de mudanças na forma de trabalhar. Metodologia criada há mais de 100 anos, e mais do que necessária em tempos que a tecnologia requer rapidez na execução de tarefas, no post de hoje, vamos conhecer melhor sobre esse princípio e como você pode aplicá-lo em seu dia a dia e na rotina de sua equipe. Confira.
O que é o princípio de Pareto?
Também conhecido como Lei 80/20, o Princípio de Pareto surgiu em 1906 e foi formulado por Vilfredo Frederico Pareto, parisiense com nacionalidade italiana, que foi um importante engenheiro, sociólogo e economista da época. Mas o princípio foi disseminado somente em 1940, por Joseph Juran, renomado especialista em gestão de qualidade.
Pareto não acreditava no esforço contínuo, aquele que você se sacrifica a níveis altos para se atingir algum resultado. Para ele, o mais importante era a produtividade e em suas consequências para a vida humana; ou seja, acreditava que o esforço devia ser feito apenas naquilo que era realmente necessário para se obter um bom resultado – o chamado esforço seletivo.
Enquanto Pareto chegou à conclusão de que 20% dos italianos possuíam 80% das terras do país, Juran aprofundou os estudos e constatou que:
- 80% da fortuna mundial está concentrada nas mãos de 20% da população.
- 80% das receitas de uma empresa provém de 20% dos clientes.
- 80% da sua satisfação pessoal é resultado de 20% das pessoas do seu círculo de amizades.
- 20% da atividade física lhe confere 80% dos benefícios reais – e por aí vai.
Portanto, chegou-se à conclusão de que essa proporção 80/20 poderia ser aplicada em todas as áreas da vida, tanto pessoal quanto profissional e, no decorrer dos tempos, os estudos foram mostrando que essa proporção pode variar, mas o fato é que ela continua valendo.
Então, quando nos referimos ao mundo do trabalho, como a Lei 80/20 é aplicada? Simples:
20% do seu esforço será 80% do seu resultado.
Isso não quer dizer que, para obter um bom resultado, não é necessário se esforçar e trabalhar duro, mas, sim, direcionar os esforços para as ações certas que produzirão esses resultados. Para isso, é preciso haver um ótimo grau de produtividade da equipe.
É preciso focar no que realmente importa; caso contrário, não haverá objetivo alcançado (ou ele será alcançado sob um esforço fora do comum e, por isso, levará mais tempo).
Diagnosticando falhas na produtividade da equipe com o princípio de Pareto
Apesar de simples, o processo de aplicar o princípio de Pareto na rotina corporativa não é instantâneo. Afinal, avaliar quais os 20% de esforço que poderão representar os 80% de melhorias não é uma tarefa fácil. Leva-se tempo e planejamento, mas os resultados compensam: retenção de clientes, redução de custos, eliminação de desperdícios, aumento de vendas, da lucratividade, etc.
Em primeiro lugar, é preciso parar e identificar as falhas que estão sendo cometidas, e que impedem você e o seu time de serem produtivos e trazer resultados satisfatórios.
Duas dicas importantes:
#1 Tenha um objetivo bem definido
Antes de você aplicar o princípio de Pareto em sua empresa, precisa definir quais são os objetivos para essa aplicação, como, por exemplo:
- A eliminação de desperdícios;
- A redução/eliminação de horas extras dos colaboradores;
- A redução de custos na produção;
- O aumento do índice de retenção de clientes.
Perceba que tudo está ligado, de certa forma, ao desempenho dos colaboradores. Portanto, a maior parte dos esforços deve ser feita em prol da melhora da produtividade da equipe.
#2 Faça um levantamento de dados
Qual é a frequência desses erros? Quais colaboradores são os responsáveis por essas áreas e onde ocorrem as falhas? Com base nesse levantamento, ficam mais nítidos os problemas e o porquê eles acontecem, o que auxilia a tomada de decisão e as estratégias para aumentar a produtividade.
Aumentando a produtividade da equipe
A seguir, daremos algumas dicas de como aumentar a produtividade da equipe observando sempre o princípio de Pareto:
Saiba delegar tarefas
Em primeiro lugar, você, como líder do time, precisa aplicar a Lei 80/20 em sua própria rotina de trabalho. Para isso, é muito importante descentralizar tarefas e aprender a delegá-las.
Como? Conhecendo os pontos fracos e fortes de sua equipe para saber o que esperar dela e quais tarefas podem ser delegadas para cada um. Seja bem claro sobre as funções e o que você espera, cobrando sempre o cumprimento de prazos.
Ensine sua equipe a utilizar a Matriz de Priorização
Apesar de você ter bons colaboradores, pode ser que haja um sério problema de produtividade. Então, é hora de treiná-los para que se organizem melhor em suas rotinas – e uma boa saída é a Matriz de Priorização.
Essa técnica ajuda – e muito – na hora de definir o que deve ser feito com prioridade e o que não deve ser realizado – principalmente se os colaboradores têm o dia cheio de tarefas.
O primeiro passo para adotar a técnica da matriz de priorização é listar tudo o que deve ser feito, por isso é tão importante que todos tenham suas agendas, sejam virtuais ou os modelos tradicionais de papel.
Com as listas feitas, cada colaborador deve classificar as tarefas em mais e menos importantes, além de urgentes ou não. Por exemplo:
- Importante é tudo aquilo que, se feito, trará bons resultados.
- Urgente é tudo aquilo que, se você não fizer, pode trazer problemas.
Sabendo disso, as tarefas podem ser classificadas dentro de uma matriz em:
- Importantes e urgentes: tudo o que é preciso ser feito agora.
- Importantes e não urgentes: atividades que, se não forem feitas, não trazem problemas, mas que, realizadas, melhoram algo. Ou seja, são aquelas que você decide quando fazer.
- Não importantes e urgentes: se não forem feitas, não trarão grandes problemas. Geralmente são ações que podem ser delegadas para que alguém de confiança as faça.
- Não importantes e não urgentes: são atividades que você deve esquecer, pois além de não trazer resultados, se não forem feitas também não trazem problemas. Quando procrastinamos, costumamos realizar esse tipo de atividades.
Estabeleça metas
Estabelecer metas para o trimestre e quebrá-las em pequenas tarefas que possam ser facilmente gerenciadas e atribuídas é uma ótima dica para medir a produtividade da equipe.
Também não se esqueça de comunicar a todos a visão estratégica por trás de cada projeto, tarefa, atividade, etc. Com a equipe bem informada, a motivação e o envolvimento crescem.
Crie um ambiente que promova a eficiência
Não adianta o profissional querer aplicar o Princípio de Pareto para aumentar a produtividade e obter mais resultados se o ambiente de trabalho não é propício a isso.
Imagine, por exemplo, um designer gráfico trabalhando em um computador praticamente obsoleto, com pouca memória, processador antigo e resolução de tela inadequada? Um atendente de loja que precisa cadastrar clientes em fichas de papel, um mercado que não possui um controle automatizado de estoque? Certamente, será necessário gastar 80% dos esforços para ter o mínimo de resultados – o contrário da Lei 80/20.
Reduza tarefas desnecessárias
Nada é mais perturbador do que passar um dia inteiro de trabalho por conta de tarefas desnecessárias e que não agregarão valor ao resultado mensal. É como se um vendedor externo, por exemplo, tivesse que passar o dia inteiro no escritório passando a limpo algumas anotações de sua agenda.
Então, atenção na hora de pedir aos seus colaboradores tarefas que não sejam urgentes e importantes – se não contribui diretamente para o objetivo em questão, diminua ou elimine-a.
Cuidado com as reuniões
Reuniões em excesso são excelentes para procrastinar trabalho e roubar o tempo que poderia ser utilizado de forma mais produtiva.
Isso não quer dizer que você deva parar de se reunir com a sua equipe – pelo contrário, isso é importante para a interação e discussão de pontos importantes do trabalho. Mas cuidado com a quantidade durante a semana, e, também, com o tempo gasto para realizá-las. Se o foco aqui é 80/20, então, nada mais certo do que otimizar o tempo, não é mesmo?
Reduza os relatórios
Reduzir a burocracia também é uma ótima dica para aumentar a produtividade da equipe e deixá-la focada no que realmente trará resultados concretos. Se mais de 10% do dia dos colaboradores é gasto na produção de relatórios sobre o trabalho que estão realizando, há algo de errado.
Uma forma de suprir essa necessidade de relatórios é automatizar os processos para gerar documentos quase em tempo real, e sem perda de tempo.
Dê feedbacks em tempo real
Reconheça imediatamente as ações positivas da sua equipe e, também, aborde questões que precisam ser melhoradas de forma imediata. Não espere um grande dia ou uma reunião para fazer isso.
Feedbacks de desempenho dados em tempo real capacitam os colaboradores a tomarem posse de seu trabalho e a gerarem confiança no andamento dos processos – o que aumenta a produtividade da equipe.
Afaste as distrações
Como isso é difícil, não é mesmo? E-mails chegam a cada instante, mensagens de WhatsApp, notificações das redes sociais, telefonemas… Mas se você quer uma empresa produtiva, é preciso eliminar as distrações.
Isso não significa que, a partir de hoje, seus funcionários estão proibidos de atender qualquer telefonema pessoal, por exemplo. Você precisa estimulá-los a eliminarem suas distrações, aplicando a Matriz de Priorizações.
Com o tempo, certamente, os resultados positivos aparecerão e os colaboradores não se sentirão atraídos pela procrastinação excessiva e pela falta de concentração. Que tal, como contrapartida, você oferecer uma flexibilização maior no horário de trabalho?
Invista na comunicação interna
Uma ótima ferramenta para se livrar de reuniões excessivas é investir em comunicação interna eficiente. Afinal, muitas informações podem ser transmitidas dessa forma, tais como:
- Os objetivos da empresa;
- Notícias sobre o mercado que podem ajudar no trabalho e na produtividade da equipe;
- Comunicados importantes e que precisam atingir a todos.
- Eventos e reuniões importantes que precisam da participação de todos ou de um determinado setor.
Para isso, utilize canais internos, como newsletters, e-mails, jornais e até o mural de avisos. Só tome cuidado com a periodicidade das postagens, pois, em excesso, também pode gerar perda na produtividade da equipe, que se vê atolada de informações e comunicados a serem lidos e compreendidos.
Ofereça oportunidades de crescimento aos colaboradores
A produtividade da equipe está relacionada ao conhecimento, ao preparo e às experiências de cada membro. Então, sempre que possível, ofereça capacitação e treinamento para que eles cresçam e seus talentos sejam potencializados. A sua empresa ganha muito com esse investimento.
Invista em uma alimentação adequada
Até mesmo o horário do café pode ser otimizado dentro da empresa; ao oferecer uma alimentação adequada no ambiente do escritório, evita-se a necessidade de saída dos colaboradores.
Então, invista em um espaço de descanso e alimentação para que eles recarreguem as energias com alimentos nutritivos e balanceados. Se o orçamento estiver apertado para isso, incentive-os a trazerem um lanche ou faça uma parceria com uma empresa do ramo.
Adote um sistema de recompensas
Recompensar um colaborador por uma meta cumprida é uma excelente forma de aumentar a produtividade da equipe. Nesse caso, a recompensa pode ser financeira ou em prêmios de incentivo mais simples (como um par de ingressos para o tão aguardado lançamento no cinema), por exemplo, sempre estimulado o time a melhorar sua performance.
Como vimos, aplicar o princípio de Pareto é uma excelente forma de se concentrar naquilo que, realmente, trará resultados concretos à empresa e à produtividade da equipe. Portanto, não deixe de aprofundar seus conhecimentos em Gestão, inclusive em Gestão de Pessoas, para a sua empresa crescer de forma consistente, produtiva e preparada para o mercado.
Conheça as essenciais Ferramentas de Gestão Empresarial.
