Quando tocamos um negócio que envolve o trabalho de vários colaboradores, geralmente, costumamos prestar atenção aos processos como um todo, até mesmo por falta de tempo, Ou seja, o que importa são os resultados alcançados, e não, necessariamente, a produtividade individual de cada colaborador.

Em contrapartida, basta acontecer algum fato que demonstre um erro no processo ou falha no resultado para começarmos a nos preocupar mais com o trabalho de cada um.

Sabia que a produtividade individual é um fator muito importante para uma gestão de trabalho realmente eficiente?

Isso não significa que a visão holística e geral dos processos precisa ser deixada de lado, mas que a forma como cada funcionário contribui para esses resultados devem ser analisadas. Até mesmo porque sabemos que existem casos em que determinados colaboradores precisam de uma ajuda extra de seus colegas para desempenhar suas funções (isso não é necessariamente um erro, desde que não se comprometa o trabalho como um todo e a evolução desse colaborador).

Se você é um empreendedor, precisa ficar atento nesse tema. No post de hoje, vamos comentar sobre 6 indicadores que você precisa levar em consideração na hora de avaliar o desempenho individual dos membros da sua equipe. Acompanhe.

1. Atendimento aos prazos

Um dos principais fatores que ajudam na hora de avaliar o desempenho individual de seus colaboradores é, sem dúvidas, o cronograma da entrega dos trabalhos, projetos e demais resultados dentro dos prazos estipulados.

Na prática, isso quer dizer que você precisa saber exatamente as funções de cada colaborador para avaliar se estão cumprindo com as metas de tempo. Afinal de contas, entregas que não conseguem ser cumpridas dentro do tempo estipulado – com as devidas exceções de contratempos que possam ocorrer no período ­– precisam ser analisadas para chegar aos motivos que possam explicar atrasos.

Quando os prazos não são cumpridos, pode significar problemas na gestão de tempo. Não saber utilizar o tempo de modo a priorizar as tarefas urgentes, com prazos curtos de entrega, é um problema que pode afetar seriamente todo o empreendimento, ainda mais quando esses prazos estão relacionados à entrega de algum produto ou serviço a clientes ou fornecedores.

Se você identificou um ou mais colaboradores com dificuldades para entregar seus trabalhos no prazo, vá com calma antes de tomar atitudes drásticas (como demitir, por exemplo, principalmente se eles forem bons profissionais de forma geral). Antes de tudo, é importante que você tenha uma conversa construtiva para saber os motivos dessa falha – isso é muito importante, pois talvez a atitude desses colaboradores específicos pode estar ligada a outros fatores, como:

• Um planejamento estratégico com falhas;
• Falta de atualização do sistema em que os processos são feitos;
• Algum problema pessoal sério;
• Falta de experiência, principalmente em relação à gestão de tempo;
• Sobrecarga de funções.

O importante é identificar as causas e corrigir o problema, sempre de forma construtiva.

2. Incidência de falhas deve ser levada em conta na avaliação de produtividade individual

A quantidade de erros no trabalho de um colaborador também é um indicativo de que existe algum problema de produtividade individual. Embora errar seja humano (como diz o ditado), existem falhas que podem prejudicar muito os processos e até a imagem da empresa perante o mercado.

Então, se você identificou que algum colaborador está com uma alta incidência de falhas, como agir? Nesses casos, siga essas dicas:

Fique calmo

Mesmo que o erro tenha sido grave, ficar nervoso e perder o controle não vai adiantar nada (pelo contrário). Respire fundo e mantenha a calma. Lembre-se de que você não deve desrespeitar o colaborador e tratá-lo como se ele fosse o próprio erro em pessoa.

Lembre-se de quem é a responsabilidade

O erro é do colaborador? Sim e não. Sim, porque ele cometeu a ação falha, e não, porque a responsabilidade desse erro é da empresa – não importa que ele tenha cometido o erro, ele fez isso desempenhando uma função em sua empresa. Você o contratou. Então, é preciso assumir a responsabilidade.

Certifique-se dos detalhes do erro e chame o colaborador

Antes de conversar com o seu funcionário, tenha todos os detalhes do ocorrido em mãos para tentar entender o que, de fato, aconteceu. Avalie todos os lados e as possíveis consequências, feito isso, chame o colaborador para conversar e ouvir o lado dele, mas de forma construtiva, não como uma repreensão.

Esteja aberto para ouvir o colaborador

Você, como líder de todo um time, precisa estar com a mente aberta e sem postura ameaçadora para ouvir o seu funcionário. Deixe que ele explique como e porque o erro aconteceu, e pergunte tudo de forma construtiva, sem intimidá-lo. Não culpe a pessoa sem ouvir o que ela tem a dizer.

Peça ajuda do colaborador para resolver o problema

Nessa hora, o perfil do colaborador costuma aparecer – aquele que foge do erro e culpa terceiros ou o que encara as falhas e tenta resolvê-las. Então, questione o que ele acredita que pode ser feito e não se esqueça de que a responsabilidade também é da empresa; ou seja, a carga completa da resolução deve ser dividida.

Demitir ou não?

A resposta não é tão simples assim. Você precisa analisar atentamente se o erro foi falha de caráter ou de técnica, além de verificar o histórico de desempenho do colaborador e, com base nisso, concluir se a permanência dele será mais prejudicial ou benéfica para a empresa e a equipe como um todo. Claro, o funcionário também precisa querer continuar desempenhando a função, por isso, busque sempre o melhor para a empresa e tome a decisão com tranquilidade e de forma respeitosa, como em uma verdadeira gestão de talentos.

3. Redução de despesas

Produtividade individual também significa que o colaborador desempenha sua função de forma a sempre reduzir as despesas, e não aumentá-las. Afinal de contas, para que empresa continue viável, ela precisa ser lucrativa, mas sem alterar os preços – e essa questão passa pela economia nos processos produtivos.

Tudo isso pode ser refletido e percebido em cada simples detalhe de sua rotina. Por exemplo: o colaborador costuma desperdiçar papel? Utilizar demais a impressão no modo que mais gasta tinta? Nas viagens corporativas, ele controla bem a diária que recebe? Ele desliga o computador quando fica por muito tempo fora da sala? Falha muito e, como consequência, precisa refazer trabalhos que podem representar um valor a mais no orçamento?

Observando o comportamento do colaborador é que possível ter uma ideia do quanto ele preza pela sustentabilidade em seu trabalho. Também nesse sentido, a empresa precisa permitir que ele desempenhe suas funções de tal forma, ou seja, vale a pena analisar se os processos estão econômicos e otimizados – que é o próximo indicativo de produtividade individual que discutiremos.

4. Otimização de recursos

De acordo com o dicionário Houaiss (2008), otimizar significa “tirar o melhor rendimento de (algo), criando as condições mais favoráveis possíveis”. Quando temos um colaborador que preza pela produtividade individual, também pode significar que ele se importa com a otimização dos recursos. Até mesmo porque os processos manuais estão cada vez mais perdendo espaço para softwares e aplicativos que ajudam nos processos produtivos.

Então, o colaborador precisa saber utilizar esses recursos, de forma que o seu tempo seja dedicado prioritariamente às atividades mais importantes, rumo aos resultados esperados.

5. Satisfação de clientes

A satisfação dos clientes que são atendidos pelos seus colaboradores é um ótimo indicador de produtividade individual. Ou seja, quando o índice de reclamação, pedidos de ajuste ou troca de produtos é abaixo do esperado e o cliente recebe um atendimento prestativo e de qualidade, além de um pós-venda eficiente, significa que a sua empresa entrega uma boa experiência ao cliente.

Uma boa dica para você conseguir medir esse indicador de satisfação é realizar as tradicionais pesquisas com os clientes, focando no atendimento que receberam. Elas ajudam a direcionar os esforços e, em geral, o ideal é que sejam realizadas logo após o atendimento, de maneira rápida e bem objetiva. Por exemplo:

• De 1 a 5, qual nota você dá para o atendimento?
• De 1 a 5, qual o grau de satisfação em relação à sua solicitação?
• De 1 a 5, o quanto você recomendaria a empresa (ou o atendente) a outras pessoas?
• Dúvida ou sugestão, deixe o seu comentário.

Não se esqueça de sempre oferecer treinamentos e reciclagens aos seus colaboradores que prestam o atendimento direto e indireto aos seus clientes e fornecedores. Afinal de contas, estamos vivendo em uma época em que um bom atendimento pode catapultar a empresa para o topo, mesmo que ela ofereça um produto ou serviço relativamente mais caro.

As pessoas estão cansadas de ser mal atendidas e ter que enfrentar a burocracia para resolver seus problemas. Então, valorize os seus colaboradores que apresentam essa característica de boa comunicação com o público – e não deixe de investir em vários canais de atendimento, como telefone, e-mail e redes sociais.

6. Velocidade nos processos

O último indicador de produtividade individual é a velocidade nos processos – e isso tem tudo a ver com a organização de cada colaborador. Quanto mais organizado ele é, mais produtivo pode ser tornar, diminuindo um sério problema que afeta muitas empresas mundo afora: a procrastinação (já falamos aqui no blog sobre como essa postura é um dos piores inimigos da produtividade).

Caso você verifique que, apesar de serem bons colaboradores, esse problema é recorrente, então é preciso arregaçar as mangas e treiná-los para que eles saibam como organizar melhor suas tarefas diárias. Uma boa dica é ensiná-los sobre a chamada Matriz de Priorização. Essa técnica ajuda muito na hora de definir o que precisa ser feito com prioridade e o que não deve tomar tempo  – principalmente se os colaboradores têm o dia cheio de tarefas.

O primeiro passo para realizar a técnica da matriz de priorização é listar tudo o que deve ser feito – por isso é tão importante que todos tenham suas agendas, sejam virtuais ou os modelos tradicionais de papel.

Com as listas feitas, cada colaborador deve classificar as tarefas em mais e menos importantes e urgentes. Por exemplo:

• Importante é tudo aquilo que, se feito, trará bons resultados.
• Urgente é tudo aquilo que, se você não fizer, pode trazer problemas.

Sabendo disso, as tarefas podem ser classificadas dentro de uma matriz em:

• Importantes e urgentes: tudo o que é preciso fazer agora.
• Importantes e não urgentes: atividades que, se não forem feitas, não trazem problemas, mas que melhoram algo quando concluídas. Ou seja, são tarefas que você decide quando fazer.
• Não importantes e urgentes: se não forem feitas, não trarão grandes problemas. Geralmente, são ações que podem ser delegadas para alguém de confiança.
• Não importantes e não urgentes: são atividades que você deve esquecer, pois além de não gerar resultados, se não forem feitas também não trazem problemas. Quando procrastinamos, costumamos realizar esse tipo de atividades.

Esse quadro exemplifica bem a matriz de priorização e pode ser adotado por todos em sua empresa, inclusive por você mesmo:

_{(Fonte: site O Brasil que Poucos Conhecem)}

Com uma boa gestão de tempo, cada colaborador executará suas funções com mais foco e concentração, o que se traduz em motivação e até mesmo flexibilidade, pois com mais tempo livre, eles podem descansar ou aproveitar para se reciclar profissionalmente – e como sabemos, “funcionários motivados, empresa que cresce”.

Esses são os 6 indicadores de produtividade individual que podem lhe ajudar a analisar seus colaboradores e a tomar as melhores decisões em prol do crescimento da sua empresa. Existem outros, e eles variam de como funciona o seu negócio e quais características você espera que seu time tenha. Independentemente de qual sejam os indicadores, esteja ciente de que você, como líder, precisa desenvolver uma boa gestão de pessoas para ter uma equipe de alta performance; só assim a gestão de trabalho renderá bons frutos.

E você? Como lida com a falta de produtividade individual dos colaboradores na sua empresa? Caso tenha alguma dúvida sobre esse tema ou queira compartilhar a sua experiência conosco, deixe o seu comentário e até a próxima!