Você, certamente, já ouviu um velho ditado que diz que a prática leva à perfeição, não é mesmo?
Ele é utilizado em diversas situações ao longo da vida: aprender a andar de bicicleta, dirigir, conhecer novos conteúdos na faculdade e até mesmo na gestão das empresas. Na gestão das empresas? Sim, é isso mesmo! O ciclo PDCA mostra que a prática pode levar a sua gestão à perfeição.
Existem pessoas que têm uma ideia boa, algum dinheiro para investir e pensam que essa é a fórmula mágica do sucesso. Elas nem sequer planejam de que maneira vão atuar no mercado. É claro que essas empresas podem crescer, mas, com o passar do tempo, vai surgir a necessidade de gerir times, administrar diversas atividades, lidar com prazos curtos e buscar formas de melhorar processos.
Toda empresa que deseja ser eficiente deve utilizar ferramentas de gestão. Elas são fundamentais para o sucesso do planejamento estratégico do negócio e para a condução da rotina de trabalho de forma mais otimizada.
O planejamento estratégico é indispensável para que as empresas aperfeiçoem processos. Além disso, ele guia todo o processo decisório para que a organização tire de letra todos os desafios que o mercado impõe.
Uma das metodologias mais utilizadas para que o planejamento estratégico seja assertivo é o ciclo PDCA. Essa técnica torna a gestão mais ágil, e os processos da empresa passam a ser mais claros e objetivos para que os resultados organizacionais melhorem cada vez mais.
Quer saber como? Então, acompanhe o artigo que preparamos e entenda como funciona o ciclo PDCA para sua gestão. Confira!
O que é ciclo PDCA?
O ciclo PDCA – ou ciclo de Deming ou de Shewart – é uma técnica de gestão que tem como objetivo principal a melhoria contínua dos processos.
Esse método combina quatro passos: planejar (plan), fazer (do), verificar (check) e agir (act). O ciclo PDCA tem origem americana, e foi criado na década de 1920 pelo físico Walter Andrew Shewart.
A metodologia se popularizou na década de 1950, graças ao estatístico e professor William Edwards Deming, conhecido como o pai do controle de qualidade nos processos produtivos.
Sabe o porquê essa técnica caiu na graça da maioria dos administradores e empresários? Porque não importa o tamanho ou a área de atuação da empresa: o ciclo PDCA pode ser utilizado em todos os negócios. O que muda de uma organização para a outra é o tamanho e os tipos dos problemas.
O ciclo PDCA ajuda as organizações a melhorarem a gestão devido ao controle de processos e de atividades (internas e externas). Com o tempo, a informação passa a ser padronizada e os erros que podem atrapalhar as tomadas de decisões são reduzidos.
Então, o objetivo principal da sua utilização é a melhoria contínua. A base do ciclo PDCA é a repetição. Dessa forma, os gestores podem compreender a origem dos problemas e de que maneiras resolvê-los para atingir os objetivos desejados.
Com isso, o planejamento estratégico da sua empresa agradece, pois as ações são continuamente repensadas para obter bons resultados.
Passo a passo das etapas do ciclo PDCA
O ciclo PDCA deve seguir a ordem da própria sigla. Ou seja, você começa com o planejamento e faz o levantamento de informações.
Depois, parte para a prática, executando o que foi planejado, verificando os passos e definindo quais precisarão de uma ação para corrigir divergências.
Confira mais de perto o passo a passo das etapas do ciclo PDCA:
Plan (planejamento)
Todo gestor deve conhecer a importância de planejar, não é mesmo? Essa é a garantia de que as decisões serão tomadas de acordo com o planejamento estratégico.
Nessa etapa, é feita a análise dos problemas que precisam ser resolvidos. Responder a algumas perguntas pode ajudar nesse momento: quais processos estão relacionados a esse problema? Com que frequência ele ocorre? Quais são as suas causas? Quais são as metas e os objetivos desejados? Qual é o tempo disponível para alcançá-los? Quais são as ferramentas de controle e informações disponíveis?
Durante essa fase do ciclo PDCA é feito o diagnóstico dos elementos causadores do problema – isso é fundamental para definir um plano de ação eficiente e atacar a raiz do problema para corrigi-lo.
Do (execução, fazer)
De nada adianta fazer uma planejamento cuidadoso e guardá-lo na gaveta! É hora de colocar a mão na massa: nessa etapa, tudo aquilo que foi determinado no passo anterior é executado.
Para não comprometer o ciclo PDCA, é importante treinar todos os envolvidos para que a realização seja um sucesso.
Check (verificação, checagem)
A terceira etapa do ciclo PDCA consiste em monitorar e avaliar os resultados obtidos. Aproveite esse momento para confrontá-los com o planejado. Assim, você saberá quais ações foram realizadas e os resultados que elas trouxeram.
Act (ação)
Ao final da quarta etapa do ciclo PDCA, é preciso tomar as providências necessárias para o sucesso da gestão. Verifique novos planos de melhorias para corrigir falhas e aprimorar processos.
Lembre-se: o ciclo PDCA é contínuo! Os resultados estão conforme o planejado? Parabéns, mas é preciso continuar assim, por isso, aproveite para padronizar o processo e garantir que as práticas sejam repetidas. Existem falhas? É hora de agir para corrigi-las até obter os resultados que você deseja.
Vantagens de aplicação do ciclo PDCA
A aplicação do ciclo PDCA pode ser feita em diversos tipos de projetos, desde os mais simples até aqueles que tiram o sono dos gestores.
A utilização dessa metodologia traz muitas vantagens para as empresas, conforme veremos a seguir.
Melhoria constante
Você já tentou de tudo para resolver um problema na sua empresa, mas não teve sucesso? Não se desespere: o ciclo PDCA ajuda a identificar outras maneiras de solucionar determinados problemas.
Sabe como? Já que o ciclo é contínuo, a identificação de falhas também é. Assim, você poderá conhecer as dificuldades e aplicar as melhorias necessárias.
Tomada de decisão mais assertiva
O uso do ciclo PDCA acaba com aquele instinto que alguns gestores têm de tomar decisões de forma impulsiva, ou à base do achismo ou feeling. Como as decisões são tomadas seguindo a ordem das etapas, com o tempo, todos acabam se educando e são mais pacientes para agir de forma mais assertiva e colher melhores resultados.
Acompanhamento de resultados
Uma opinião é unânime entre os gestores: você só pode gerenciar aquilo que pode medir. Por meio do ciclo PDCA, você deve acompanhar de perto os resultados obtidos com cada ação e traçar melhorias.
Facilidade de aplicação
O ciclo PDCA pode ser usado em qualquer tipo de projeto, e o engajamento das equipes aumenta conforme elas visualizam as mudanças realizadas e os resultados alcançados.
Desenvolvimento pessoal e profissional
O ciclo PDCA exige um elevado nível de envolvimento em todas as suas etapas. Isso garante um aprendizado maior das equipes durante a execução dos projetos. E os resultados são o aumento da produtividade e equipes de alta performance!
Cuidados para evitar problemas na aplicação do ciclo PDCA
Por mais que a aplicação do ciclo PDCA seja bastante simples, existem alguns cuidados que devem ser tomados para evitar problemas. Confira os erros mais comuns e fuja deles!
- Executar sem planejar.
- Fazer e não mensurar resultados.
- Interromper o ciclo.
- Não informar ou preparar as equipes.
O ciclo PDCA ajuda a transformar problemas em oportunidades de melhorias na gestão das empresas. Isso colabora com o sucesso do planejamento estratégico do negócio, pois você consegue ver o que está dando errado e de que forma agir para melhorar.
A gestão do negócio se torna mais eficiente, pois o ciclo não para nunca e você diminui suas chances de erros e imprevistos. Assim, os acertos passam a ser cada vez mais frequentes para que o seu negócio se fortaleça e cresça consistentemente a cada dia.
E você, já conhecia o ciclo PDCA? Quais ferramentas de gestão a sua empresa utiliza? Compartilhe suas dicas e experiências nos comentários!
