Organização é a base para toda produtividade. Algumas pessoas se organizam com post-its, lembretes no calendário do celular ou do e-mail, ou por checklist.
Apesar do surgimento de várias tecnologias, o simples checklist não perdeu seu espaço em meio às ferramentas utilizadas para a gestão de atividades. Cada um deve encontrar a melhor forma de se organizar, e, para um administrador, em específico, esses métodos podem facilitar, e muito, a sua rotina. Quer saber como o checklist pode trazer mais resultados no seu dia? Acompanhe.
O que é um checklist?
Um checklist é uma lista de atividades que devem ser realizadas. Essas podem estar relacionadas a um único tema, como, por exemplo, para a realização de um evento, ou, também, contar com todas as atividades que o administrador deve realizar durante o dia.
Exemplos de aplicação de checklist
- Abertura de um novo negócio – para que o administrador não se esqueça de nenhum documento, ou outra tarefa importante na abertura de um negócio, o checklist é fundamentai. Neles, é possível colocar todos os passos, por exemplo: criação de nome e logo para o negócio, abertura de um CNPJ, alvará de funcionamento, entre outros.
- Hospitais – os hospitais são ramos específicos e o administrador deve implementar uma rotina de checklist própria. Antes de cada cirurgia, os itens devem ser conferidos para que tudo ocorra sem problemas. Segundo o SucessoLab, depois da adoção de checklist em hospitais comunitários verificou-se a queda de 35% em mortes relacionadas a complicações médicas.
- Criação de eventos corporativos – Para que eventos tenham sucesso, há muitos detalhes que devem ser pensados pelo administrador. A comida para o coquetel, palestrantes, ingressos, convites para convidados de honra, som, luz, entre outros.
- Gerenciamento de Construções / reformas – No setor de construção, o administrador deve criar um checklist com tudo que a construção deve ter para ser entregue ao seu cliente, desde a pintura, rodapés, lâmpadas até aberturas e decoração.
- Organização de tarefas – Para facilitar o dia a dia de um administrador, é essencial usar um checklist para organização da rotina. Dentre os itens que devem constar, estão: ler e-mails, enviar relatórios, esclarecer dúvidas do time, entre outros.
Checklist no papel ou em app?
Seu checklist pode ser montado em uma folha de papel ou em um software, e você deve escolher com base nas suas preferências. Citamos as vantagens de cada forma abaixo:
Papel
Você pode ter um caderno ou um bloco de checklist. Essa é uma forma de ter todas as informações agrupadas. Ter tudo no papel é ótimo para o administrador que não tem facilidade com a tecnologia e para aqueles que gostam de manter o seu checklist bem pessoal, com desenhos e anotações.
Aplicativo
Existem vários aplicativos que têm a funcionalidade de checklist. Nesses apps é possível gravar, além de listas, áudios e vídeos. Alguns aplicativos que têm essa funcionalidade que pode ser aproveita por um administrador são o Evernote e o CatchNotes.
Modelos de checklist
Há várias formas de demonstrar o que é mais importante, tarefas relacionadas ou dificuldade de realização. Mostramos, abaixo, algumas formas para você maximizar a produtividade com a categorização da sua checklist.
Use poucas palavras
Um checklist não deve ser a explicação de como uma tarefa deve ser feita, mas sim um lembrete. Por exemplo, se você tem que analisar propostas de parcerias, coloque no checklist: “Propostas”. Caso você precise se lembrar de marcar uma consulta com o médico, escreva “Médico”. Dessa forma, sua lista não ficará muito extensa.
Priorização
Marque suas tarefas em muito ou pouco importantes e urgentes Essa marcação pode ser feita com o uso de cores. Após isso, dê o destino correto para a tarefa.
Divida as tarefas por blocos
Tarefas ficam mais fáceis se realizadas por blocos. Por exemplo, você pode realizar todas as tarefas bancárias por primeiro, depois ler seus e-mails e, por fim, escrever relatórios. Os blocos de tarefas podem estar associados à produtividade que você apresenta ao longo do dia.
Separe as tarefas pelo grau de dificuldade
Comece o dia realizando as tarefas mais difíceis, números que precisam ser analisados ou relatórios que precisam ser escritos. Quando você estiver mais cansado, no final da tarde, terá tarefas mais fáceis para realizar, o que diminui as chances de haver imprevistos. Escolha um símbolo para representar tarefas difíceis, outro para as intermediárias e mais fáceis.
Delimite prazos
Ao lado de cada tarefa do checklist, escreva o tempo que ela leva, em média, para ser concluída. Dessa forma, se faltam 10 minutos para você sair para o horário de almoço ou para uma reunião, ainda terá esse tempo para realizar uma tarefa. O tempo, que poderia ser subutilizado, fica mais produtivo.
Por que usar um checklist?
Um checklist ajuda você a se lembrar quais as tarefas que precisam ser realizadas. Com ele, você se organiza melhor e consegue até mesmo aumentar a sua produtividade. Além disso, há outros benefícios na sua utilização. Confira abaixo:
- Lembrar de tudo: O checklist permite que você tenha todas as atividades reunidas no mesmo local. Quando estiver fazendo algo e se lembrar de outras atividades que precisam ser feitas, anote na sua lista. É importante anotar até mesmo tarefas banais, pois quando você passa para o papel, seu cérebro deixa de se preocupar com o que ainda não foi realizado e se foca no que você está fazendo no momento.
- Comemorar o que foi concluído: Depois de terminar as atividades, faça uma marca em cada uma delas com uma cor diferente. Ao final do dia, veja tudo o que você conseguiu finalizar. Comemore suas vitórias com as pessoas que lhe ajudaram e organize seu próximo dia com as tarefas que ainda precisam ser feitas.
- Otimizar o tempo: Toda vez que você terminar uma tarefa, pode pular para a próxima sem perder tempo pensando no que deve ser feito. Quando você agrupa as tarefas de forma lógica, isso permite que você trabalhe em blocos e que não perca tempo.
- Segurança: Antes de uma vistoria ou uma auditoria, crie pontos que devem ser verificados para que tudo esteja de acordo com a legislação vigente. Esse checklist de Compliance pode ser aplicado com uma determinada frequência. Ele traz segurança de que não haverá multas por descumprimento de regras. Além disso, há uma padronização nas tarefas que precisam ser realizadas, deixando claro que qualquer pessoa com o checklist só vai realizar a tarefa final quando tudo estiver conferido.
- Foco: Com um checklist para realização de tarefas todos deixam de lado aquelas menos importantes e se focam nas essenciais. Com isso, há um ganho de qualidade no que precisa ser entregue.
Com essas dicas, você poderá montar um checklist para organizar as suas tarefas da melhor forma. Escolha as características que mais lhe agradam e prepare uma lista personalizada. Com ela pronta, você vai conseguir turbinar a sua produtividade: quem adota os checklists garante que essa é a melhor forma de se manter organizado.
Você já utiliza checklists? Conte para nós, nos comentários, quais são as técnicas que você utiliza!
