Ter uma equipe de alta performance é o sonho de gerentes de vendas e empresários de todos os segmentos e portes de empresa.

Esse é um objetivo que requer um trabalho constante e focado em alguns fatores, como as metas financeiras a serem alcançadas, o treinamento da equipe e a medição constante dos resultados e do que precisa ser trabalhado com mais afinco.

Para saber se a sua equipe de vendas já está nesse patamar, se está no caminho ou se ainda há um longo processo a ser percorrido, existem algumas métricas muito importantes e que ajudam na análise de desempenho de cada colaborador e na busca de novas oportunidades de crescimento.

O post de hoje é dedicado a seis dessas métricas, que estão em formato de perguntas. Analise cada uma delas e, a partir daí, crie métricas adicionais de acordo com a empresa em que atua. Vamos lá:

1. As vendas fechadas crescem ou diminuem a cada mês?

Essa é uma métrica básica e que deve ser constantemente monitorada. De acordo com o total de vendas em andamento, qual é a porcentagem de vitória? Em outras palavras, o que deve ser monitorado, aqui, é a taxa de conversão, de transformação de um potencial cliente em um cliente de fato, muito utilizada no Marketing Digital.

Vamos a um exemplo: você é o gestor da equipe de vendas de uma grande agência de seguros de viagem. Durante todo o ano, foi fechada uma média de 150 vendas mensais, mas no último mês de dezembro ‒ no qual as vendas costumam aumentar por conta das viagens de fim de ano ‒ foram realizadas 300 vendas de seguros. Isso quer dizer que a sua equipe teve um melhor desempenho em dezembro, se comparado aos demais períodos do ano? Depende.

Isso porque a taxa de conversão não está relacionada somente ao número de vendas fechadas, mas também ao de oportunidades de venda. Exemplificando: durante todo o ano, 2 mil pessoas demonstraram algum interesse em adquirir os seguros de viagem de sua empresa (e das duas formas: elas procuraram a agência ou os vendedores foram atrás). Mas no mês de dezembro, esse número de interessados subiu para 4,5 mil.

Eis as taxas de conversão:

• Janeiro a novembro: 150 (vendas fechadas) / 2000 (oportunidades de vendas) = 0,075 x 100 = 7,5%.
• Dezembro: 300 (vendas fechadas) / 4.500 (oportunidades de vendas) = 0,066 x 100 = 6,66%.

Essas duas taxas nos levam a concluir que dezembro foi o mês em que as vendas diminuíram, pois o fechamento de negócios não acompanhou o crescimento das oportunidades.

Saber se as vendas crescem ou diminuem a cada mês é de extrema importância para a melhor tomada de decisão quanto à retomada do ritmo de crescimento dos negócios. Isso porque os números lhe ajudarão a saber quais os fatores que impulsionaram o aumento ou a queda das vendas e a concentrar seus esforços para os devidos ajustes.

Alguns problemas podem ser detectados, como a falta de habilidade de fechamento de vendas, na negociação, a diminuição das vendas por conta do preço do produto, a falta de estratégias de marketing mais direcionadas ao público-alvo, etc.

2. Em média, quanto tempo leva para que uma venda feche?

Outra métrica importante para medir o desempenho de uma equipe de alta performance é saber a média de tempo da conclusão de uma venda, de acordo com o ciclo de vendas (duração de cada etapa até a conquista, ou não, do cliente).

Para isso, os membros da equipe devem preencher relatórios detalhados sobre todo o processo de vendas de cada um dos clientes, para se chegar aos dados históricos sobre a média. Afinal, o tempo investido em uma oportunidade tem alta ligação com a probabilidade de se ganhar o negócio. Se a oportunidade ficou presa em alguma etapa do processo de vendas por muito mais tempo que a média, a chance poderá diminuir.

Nesse sentido, é preciso analisar detalhadamente os fatores que ajudaram as vendas a serem concluídas dentro do tempo esperado e o que precisa ser trabalhado para alcançar essa meta na grande maioria dos potenciais clientes.

Uma boa dica para os vendedores é definir os prazos com o próprio cliente, deixando claro todas as próximas etapas da negociação. Por exemplo: durante uma reunião de vendas com o cliente, o vendedor pode deixar claro que, após a apresentação, o próximo passo é uma call no Skype na semana seguinte para a discussão de pontos essenciais e, assim, avançar nas etapas.

Dessa forma, tudo fica bem claro e profissional para ambas as partes, evitando surpresas entre os clientes e a equipe de vendas, já que a transparência se torna a base do negócio.

3. Quantas oportunidades de vendas permanecem em aberto e por quê?

Nem sempre uma venda é concluída e o processo de negociação acaba “se perdendo pelo caminho”. Isso pode acontecer por vários motivos, tais como:

• A saída de um dos membros da equipe pode comprometer o processo de finalização de uma venda;
• O potencial cliente pode demorar a dar uma resposta e o vendedor optar por dar sequência a outros fechamentos;
• A oportunidade pode permanecer aberta pela indisponibilidade temporária de algum produto ou serviço;
• Os vendedores podem estar com muitas atividades extras, ocasionando a falta de tempo e a consequente perda de motivação ao longo do processo.

É importante você ter conhecimento da quantidade de oportunidades de venda que são criadas e que, portanto, estão disponíveis para os vendedores trabalharem. Você pode até mesmo chegar à conclusão que os colaboradores estão abrindo poucas oportunidades, então será preciso aumentar a prospecção.

Identifique com sua equipe, portanto, os motivos detalhados das vendas permanecerem em aberto.

4. Quando as vendas são encerradas de fato?

Além da avaliação de quantas vendas são fechadas em relação às oportunidades criadas, o tempo utilizado para que elas se encerrem também é uma métrica que deve ser analisada.

E quando se fala em vendas encerradas, deve-se analisar o índice de fechamento da equipe de alta performance e, também, o número de oportunidades perdidas, sem resultado positivo. Esse acompanhamento lhe ajuda a entender como anda a performance do vendedor, pois algumas medidas podem ser necessárias para os números continuarem no positivo, como oferecer um treinamento específico e a criação de outras estratégias de abordagem e promoção para atrair novos compradores.

O mais importante é que o funil de vendas precisa aumentar, ou seja, deve-se continuar criando novas oportunidades para que se aumente o número de fechamentos e alcance o cumprimento das metas financeiras.

5. Sua equipe usa uma ferramenta de gestão?

Uma ferramenta tecnológica para a gestão das vendas é cada vez mais necessária para as empresas, até mesmo as de pequeno porte. Nesse quesito, a estratégia de CRM (Customer Relationship Management), surgida nos Estados Unidos ainda nos anos 1980, é uma das mais utilizadas no meio corporativo.

Em sua essência, o CRM é uma estratégia de negócio que foca no cliente, ou seja, todas as ações da empresa são voltadas para ele, e não para o produto ou serviço em si. Essa estratégia engloba os departamentos de vendas, marketing e atendimento.

Dentro das estratégias de CRM, existem as soluções tecnológicas para uma aplicação mais otimizada, utilizando-se a filosofia do SFA (Sale Force Automation), que automatiza negociações e tarefas no setor comercial. Na prática, a equipe de vendas pode utilizar softwares para agilizar alguns serviços, como o registro de vendas, o agendamento de entregas, o acesso aos produtos, etc. Isso diminui o trabalho manual e faz com que os colaboradores realmente foquem no fechamento positivo das vendas.

Quando se fala na aquisição de softwares para a integração dos negócios, muitas vezes pode parecer algo inacessível para algumas empresas. Mas foi-se o tempo em que os sistemas de gestão eram extremamente caros e complexos.

Hoje, existem softwares intuitivos e com preços acessíveis, integrando departamentos e permitindo que se crie uma verdadeira força-tarefa em prol do sucesso na área de vendas. Com isso, a equipe tem acesso a várias informações de forma mais rápida e estruturada, facilitando a negociação e fazendo com que a empresa se destaque em meio à concorrência.

Mas e se a sua empresa já adota o CRM e ainda não conseguiu colher os devidos resultados? Isso pode significar que algumas falhas estejam sendo cometidas. Vamos citar algumas possibilidades, mais especificamente da área de vendas:

A equipe de vendas pode não ter entendido a verdadeira função do CRM

É preciso deixar bem claro todos os benefícios que essa estratégia gera nos negócios. Muitos colaboradores podem acreditar que ela apenas servirá para o controle do trabalho de forma pejorativa, e não para ajudá-los a aumentarem a performance.

Por isso, invista no treinamento de sua equipe: todos precisam estar cientes de que a ferramenta não é um instrumento de controle e cobrança ‒ e se isso estiver acontecendo, é preciso rever rapidamente os conceitos. Afinal, o CRM é uma metodologia que ajuda a vender mais.

Alguns colaboradores podem ficar receosos de utilizar a tecnologia

Sim, ainda podem existir equipes avessas ao uso das ferramentas tecnológicas, mesmo que saibam que ela ajuda a melhorar os resultados e a produtividade, diminuindo erros e a possibilidade de refação de tarefas.

Essa resistência precisa ser trabalhada por toda a liderança da empresa. Você, como gestor de sua equipe de vendas, precisa mostrar, na prática, as vantagens que a ferramenta proporciona. Uma dica é destacar um vendedor que já utiliza a ferramenta e alcança grandes resultados graças a esse sistema de trabalho. Mais uma vez: invista em treinamento e capacitação. A educação quebra barreiras e limitações.

Dificuldades podem ter surgido e a equipe decidiu parar de aplicar CRM

Mudanças significativas na rotina da equipe de vendas serão realmente notadas após um tempo de aplicação do CRM. Durante esse processo de amadurecimento, muitos podem desistir ‒ e se apenas um colaborador parar, compromete todo o resultado.

A prática de CRM deve ser encarada como uma estratégia primordial de vendas. Por isso, motive a sua equipe a não desistir e, se for necessário, coloque um dos colaboradores como responsável pelo gerenciamento e acompanhamento do projeto.

Não adotar a prática de CRM como um verdadeiro hábito

Para que isso não ocorra, é preciso criar estratégias para que a equipe utilize a ferramenta de maneira rotineira, como um verdadeiro hábito. Caso contrário, algumas “pontas soltas” ‒ detalhes que precisam estar dentro da plataforma ‒ comprometerão os relatórios e a análise dos resultados.

Todos os passos dos vendedores precisam ser colocados na CRM: desde o lembrete de enviar um e-mail, passando pelo agendamento de uma visita, o envio de uma proposta e todas as demais tarefas rotineiras.

6. O dinheiro que entra cobre o dinheiro que sai?

Por fim, esta é uma métrica que pode definir a continuidade de um empreendimento. Afinal, de nada adianta ter uma equipe de alta performance se os custos de aquisição de clientes faz com que a margem de lucro diminua e os resultados das vendas reais sejam mínimos.

Nessa métrica, importa o preço médio de venda de todos os negócios conquistados pelos vendedores. Se a empresa teve potencial para fechar uma venda com um valor acima da média de seu ticket, pode representar uma boa oportunidade de crescimento ao longo prazo ‒ e sua equipe pode traçar um plano de prospectar clientes com um ticket médio maior, crescendo qualitativamente.

Portanto, treine o seu time para que ela saiba que o objetivo não é vender um produto que custa algo, mas, sim, agregar valor. Vendedores de alta performance sabem disso e, por essa razão, conquistam clientes e criam relacionamentos que realmente duram.

Na prática, deixe os vendedores saberem que o que importa é o ticket médio de cada cliente dentro da carteira, e não o número de novos clientes.

Trabalhar com uma equipe de alta performance é perfeitamente possível, mas requer uma série de cuidados que envolvem o treinamento dos colaboradores e a otimização da estrutura da organização. Portanto, comece agora mesmo a planejar e a executar as mudanças que precisam ser feitas para montar o seu dream team.

O investimento vale a pena e a empresa cresce com mais segurança e credibilidade no mercado.

Caso tenha alguma dúvida sobre esse tema ou queira nos contar a sua experiência na gestão de uma equipe de vendas, e as lições aprendidas por você, compartilhe conosco deixando o seu comentário. Até a próxima.